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¿Qué es una Intranet? ¿Para qué sirve? Intranet y empresa

Cada vez son más las pequeñas y medianas empresas que se están volcado al uso de la Intranet, y este no es un hecho casual, sino que a los largo de las últimas décadas se han evidenciado notablemente las ventajas que ofrece este tipo de plataforma.

Claro está que para que los resultados en la implementación de una Intranet sean realmente positivos, es necesario que el desarrollo de la misma dentro de la organización se realice en base a objetivos específicos de acuerdo a las necesidades de cada empresa.

Si repasamos algunas de las principales ventajas que ofrece el desarrollo de una Intranet dentro de una organización, veremos que cuando se implementa una plataforma de este tipo para los empleados se logra entre otras cosas un significativo ahorro de tiempo y costes, además de aportar rapidez y eficiencia en la comunicación.

En principio, con la implementación de una Intranet podemos ahorrar tiempo y costes en función de que los empleados pueden acceder a la información desde un solo lugar y de manera simultánea, permitiendo que además la comunicación entre ellos se hace más fluida y eficaz, ya que en definitiva con una Intranet se logra centralizar la comunicación en un único entorno. Esto además, incrementa la colaboración entre los empleados.

Por otra parte, pero no menos importante, la Intranet aporta un aspecto sumamente relevante en cuestiones de seguridad de los datos, ya que la información que se manera en esta red interna sólo está disponible para el grupo de empleados que requieran de dicha información.

Al mismo tiempo, la Intranet permite lograr para la organización una mejora notable de su imagen de cara a sus empleados, ya que los distintos trámites administrativos quedan expuestos y muestran una mayor transparencia.

Por otro lado, la Intranet dentro de una empresa puede también utilizarse como plataforma de formación de los empleados, y al mismo tiempo brinda la posibilidad de aportar una notable mejora en la productividad. No debemos olvidar además que todo esto es posible sin límites de horarios y espacios, ya que la Intranet se encuentra abierta de forma permanente.

Por todo ello, podemos decir que lo cierto es que una Intranet correctamente implementada aporta a las organizaciones una importante ayuda en relación a los procesos internos de la empresa, todo ello además reduciendo los costes y produciendo una mayor eficiencia que la que permiten alcanzar otros métodos descentralizados.

Ahora bien, ¿en qué consiste realmente una Intranet? A continuación te invitamos a repasar algunos de los conceptos básicos en torno a este tipo de plataforma, como así también conocer en qué medida la Intranet permite el trabajo de forma colaborativa y compartida, y cuáles son las principales diferencias que existen entre una Intranet y una Extranet.

Qué es una Intranet?

Una intranet es una red de computadoras similar a internet, aunque para uso exclusivo de una determinada organización, es decir que solamente las PC de la empresa u organización pueden acceder a ella.

Hoy en día, la comunicación interna, es decir entre los departamentos o áreas de una empresa, como así también la comunicación la externa, es decir aquella que tiene lugar entre clientes y proveedores, son aspectos realmente importantes para todas las empresas, y precisamente la intranet es una herramienta que puede ayudar en la comunicación, y lo que es mejor, a un bajo costo.

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Esta tecnología permite la comunicación de un departamento con todos los empleados de la empresa, lo cual cobra una gran relevancia si tenemos en cuenta que dentro de una empresa todos los departamentos poseen algún tipo de información que es necesario transmitir a las otras áreas, o bien directamente con los empleados. 

Por ello, podemos señalar que en definitiva una Intranet permite introducir en la organización un entorno de trabajo interactivo y personalizado, ya que el mismo puede ser desarrollado de acuerdo a la complejidad o simplicidad que requiera cada empresa.

Algunos de los ejemplos más comunes de la información y los procesos que se llevan a cabo a través de una Intranet incluyen por ejemplo el área de recursos humanos, donde los empleados pueden acceder a información relacionada a sus beneficios, a las capacitaciones que brinda la empresa, boletines informativos, noticias internas y demás.

Otro claro ejemplo del uso frecuente de la Intranet se centra en el departamento de ventas, que en definitiva es una de las áreas donde con mayor énfasis se utiliza la Intranet, ya que desde allí es posible acceder a datos relacionados a los informes de ventas, los pronósticos, los objetivos, las estrategias de marketing y la saturación geográfica.

Esto permite además estar al tanto de información sumamente relevante, como por ejemplo los nuevos mercados y los clientes potenciales, lo cual permite luego realizar evaluaciones para mejorar el diseño de ventas de la empresa.

Por otra parte, la Intranet juega un rol muy importante en el área de contabilidad de una organización, ya que en este ámbito permite reducir el tiempo y los costos asociados a los procesos contables de la compañía. Allí se puede acceder a información relacionada con informes presupuestarios, cuentas pendientes a pagar o cobrar y demás.

En este punto y de manera similar, una Intranet puede utilizarse para el ámbito ejecutivo de la empresa, para que los directivos puedan acceder y administrar información sumamente relevante como las ganancias y pérdidas trimestrales, la información fiscal y legal, análisis del mercado de valores, y al mismo tiempo información precisa sobre reuniones planificadas, perfiles de los empleados y de los clientes, entre otras cosas.

Por último debemos resaltar que una Intranet posee una gran trascendencia dentro de los llamados sistemas de información de las organizaciones, ya que a través de esta plataforma es posible el acceso permanente a los datos almacenados en las bases de datos de la empresa.

Al mismo tiempo, dentro del rol que juega la Intranet en los sistemas de información de una compañía, se destaca la posibilidad de evaluar el uso y modificaciones de las aplicaciones de desarrollo de software departamental, como así también el soporte de red.

En conclusión a todo lo mencionado, podemos decir que una Intranet brinda la posibilidad de disponer de acceso constante y desde cualquier lugar a la información, de forma rápida y fácil, y sobre todo teniendo en cuenta que aplica un entorno familiar para los miembros y empleados de una organización.

Al mismo tiempo, cabe destacar que la información que contiene la Intranet se encuentra fuertemente protegida, ya que se conserva segura fuera del alcance de la Internet pública que conocemos todos.

¿Para qué sirve la intranet?

Para poder tener una idea básica del funcionamiento y el fin de la Intranet, nada mejor que repasar algunos ejemplos, con los cuales además podremos entender el poder que puede tener una Intranet en una organización. A continuación citamos algunos:

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  • El departamento de Informática pone a disposición de todos los empleados un nuevo sistema de soporte técnico.
  • El departamento de Marketing comparte información sobre las promociones de la empresa, publicidades de marca, etc.
  • El departamento de Personal pone a disposición los formularios de cambios de dirección, planificación de las vacaciones, etc.
  • El departamento de RRHH anuncia las plazas internas disponibles.
  • Finanzas permite que a través de un sistema web, los otros departamentos informen gastos de viajes, etc.

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Estos son sólo algunos ejemplos del uso de una Intranet.

Es importante destacar que cada gerente de departamento será responsable de explotar la Intranet de la empresa, publicando información útil para los empleados. Entonces, podemos asegurar que la Intranet es uno de los mejores vehículos de comunicación para mejorar el envío y recepción de información dentro de una empresa.

También es importante aclarar que la evolución de una Intranet, es ofrecer algunos de estos servicios a los clientes y proveedores de la empresa, pasando a llamarse Extranet.

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Una Intranet debe ser proyectada de acuerdo a las necesidades de la empresa o de la organización, es decir en base a los tipos de servicios que se vayan a implementar. Por lo tanto, la Intranet no debe ser diseñada sólo por el personal informático de la empresa, sino conforme a un proyecto que tenga en cuenta las necesidades de todas las partes que constituyen la organización.

Intranet y empresa

La rapidez del desarrollo de las nuevas tecnologías hace que los grandes cambios en las relaciones sociales y económicas sean sentidos por todos, siendo una de las más fuertes la llamada «desterritorialización».

En esta nueva visión social, lo que importa es la posibilidad de que los individuos se muevan con rapidez por el mundo. Es la movilidad y el fácil acceso a la tecnología de información, como la red mundial de computadoras e internet, que les da a los usuarios este acceso rápido a la información.

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Hoy, vivimos en un mundo «desterritorializado», en que los fenómenos de tiempo y espacio cambiaron. Es un mundo nuevo, tecnológico y virtual. La más variada información está disponible a un simple toque del dedo, de forma «on-line». Las personas no están más insertadas en grupos sociales conectados a territorios claramente identificados geográficamente, y con eso cambiaron las relaciones.

El individuo hoy puede comunicarse fácilmente, pues internet permite una comunicación sin fronteras, con personas geográficamente distantes. Esto también sucedió en las empresas, que pasaron a comunicarse con sus clientes de forma segura y rápida.

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Estas tecnologías trajeron cambios no sólo en el aspecto administrativo, sino también en la comunicación empresarial. Estas nuevas relaciones, iniciados a través del teclado y del mouse hacen que surjan distintas afinidades, personas relacionándose de forma más directa y clara, independiente de su localización física. Allí es donde las empresas vislumbran una nueva forma de comunicación, sin fronteras, más económica y rápida.

Trabajando de forma colaborativa y compartida

Podemos decir que uno de los principios del «groupware» es permitir que las personas colaboren y compartan información, es decir que las personas pueden trabajar tanto en un proyecto específico como contribuir con ideas, desde cualquier lugar y en el horario que mejor le convenga.

Esto quiere decir que el ambiente flexible, libre de horarios, proporciona mayor integración a los procesos, como por ejemplo en el caso de aquellas personas que utilizan diferentes usos horarios y pueden trabajar al mismo tiempo con personas que se encuentran en la oficina de al lado o en el piso de arriba.

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Estos grupos de personas trabajando en conjunto forman el «Groupware» y ponen a disposición información para todos, al mismo tiempo.

Aquí podemos citar aquellas conocida frase que asegura que «colaborar es trabajar en conjunto para producir un producto mucho mayor que la suma de sus partes». Esto puede suceder cuando trabajamos en un determinado proceso, con énfasis en la forma colaborativa, de ahí pasamos a comprender más que si estuviéramos trabajando solos.

Y lo cierto es que si tomamos como base esta premisa, podemos darnos cuenta de la importancia que posee el trabajo mancomunado, porque lo cierto es que si observamos la historia de la humanidad nos daremos cuenta que muchos de los grandes descubrimientos de la humanidad son fruto del esfuerzo del trabajo colaborativo, ya que parte de la base fundamental de que en este tipo de trabajo lo más importante es el todo y no la parte individual.

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Al usarse una Intranet como herramienta de trabajo compartido, es posible poner en práctica la interacción entre sus participantes, creándose una relación directa entre todos, incluyendo el público y la empresa.

Es necesario conocer el target de usuarios internos de la empresa y llevarlos de forma clara y directa, a través de entrenamiento y soporte diario, al uso de la Intranet.

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La aplicación eficaz de la Intranet dentro de una organización, sin lugar a dudas será un gran aliado de la empresa, y con certeza va a influir en la obtención de resultados positivos, tanto en la mejoría de procesos administrativos, como en la obtención de información de forma rápida y con calidad, mostrando su fuerte influencia en la gestión participativa, y hasta en la generación de la mayor riqueza de todos los tiempos: el conocimiento organizacional.

Diferencia entre Intranet y Extranet

Para poder definir las diferencias que existen entre una Intranet y una Extranet, en principio debemos tener en claro en qué consisten ambas plataformas. A lo largo de este artículo nos ha quedado en claro el concepto detrás de Intranet, pues ahora repasaremos cuáles son los alcances básicos de la Extranet.

En líneas generales, una Extranet es la extensión de una Intranet para brindar acceso público a parte de la base de datos de la organización, por lo que a través de la Extranet de una empresa, pueden tener acceso a dicha información no sólo los empleados, sino también los clientes y los socios.

Para que la Extranet pueda ser consultada de forma sencilla por los usuarios, la misma utiliza los protocolos de Internet para de esta forma poder navegar en ella utilizando un navegador web tradicional, aunque los datos contenidos en esta Extranet son almacenados en el servidor privado de la compañía en lugar de un servidor público de Internet.

Para poder acceder a una Extranet de una empresa, los clientes, empleados y socios deben disponer de un nombre de usuario y contraseña, con el fin de evitar el ingreso de personas ajenas.

Como ejemplo concreto de Extranet podemos mencionar la que suele utilizarse por muchas empresas para el servicio al cliente, a través de lo cual no sólo es posible interactuar entre clientes y vendedores, sino también utilizarlo como plataforma de difusión de información y marketing.

Ahora que conocemos a grandes rasgos cuáles son los alcances y el concepto detrás de la Intranet y la Extranet, entonces podemos comenzar a repasar las principales diferencias que existen entre ambas plataformas, la cuales se listan a continuación.

  • La principal diferencia entre Intranet y Extranet está dada por el tipo de información que manejan y el acceso a dicha información.
  • Mientras a la Intranet tiene acceso sólo los empleados y las áreas internas de la empresa, en la Extranet tienen acceso los usuarios externos, como por ejemplo los clientes.
  • El intercambio de información en la Intranet se produce entre los trabajadores de la empresa, mientras que en la Extranet llega a más personas, siempre que estos usuarios tengan permiso para acceder.
  • En el caso de la Intranet, la información es propietaria, mientras que en la Extranet la información es compartida dentro de un círculo de empresas.
  • La Intranet posee una alta seguridad con acceso restringido, mientras que la extranet posee zonas de seguridad y zonas públicas.
  • En cuanto a la apariencia, la Intranet es totalmente formal ya que se la considera una herramienta de trabajo, mientras que la Extranet puede reflejar la imagen de la empresa, por lo que se la suele diseñar de forma atractiva para el cliente.

A pesar de las diferencias planteadas aquí que existen entre una Intranet y una Extranet, cabe destacar que existe también entre ellas algunas similitudes.

En principio debemos señalar que ambos sistemas se encuentran basados en poner en conectar en red diversos y determinados dispositivos, con el objetivo de que los usuarios los utilicen fácilmente y puedan acceder y compartir a información relevante en cada caso.

Pero además, la Intranet y la Extranet se asemejan en el hecho que en ambos casos, para poder acceder a las plataformas se encuentra implementado un sistema de control de acceso de usuarios, el cual en general se halla diferenciado por categorías.

Por todo ello, ambas plataformas funcionan a la perfección de manera articulada, y permiten mejorar cualitativa y cuantitativamente muchos aspectos y procesos que tienen lugar en una empresa, independientemente del tamaño de la misma.

Tipos de Intranet

Dentro de lo que conocemos como Intranet, podemos diferenciar tres tipos de Intranet las cuales suelen clasificarse en función del tamaño que posean estas plataformas, como así también de la distancia que existe entre los dispositivos y computadoras que la componen.

En este sentido, actualmente podemos encontrar la Intranet basada en redes LAN, la basa en redes MAN y las basadas en redes WAN. A continuación detallamos algunas de las características esenciales de cada una de ellas.

Redes LAN

Conocidas también por su nombre “redes de área local”, este tipo de red se caracteriza por el hecho fundamental que las computadoras o dispositivos que la componen se hallan en una misma red.

Por lo general son redes que se utilizan en espacios reducidos, es decir que son las que frecuentemente se implementan en oficinas e incluso en el hogar, y su principal misión consiste en vincular las computadoras existentes en dicho espacio con el fin de poder compartir archivos a través de la red, como así también posibilitar a todos en el uso de dispositivos auxiliares, como por ejemplo una impresora.

En algunos casos la interconexión entre computadoras o dispositivos se lleva a cabo a través del uso de cables, aunque mayormente se realiza a través de ondas, con el fin de poder disponer de una red inalámbrica.

Por otra parte, cabe destacar que en las redes LAN no es necesario que cada uno de los usuarios disponga de su equipo o computadora propia, lo cual en definitiva genera un importante ahorro en la implementación del sistema.

Redes MAN

Conocida también por su nombre “red de área metropolitana”, la misma consiste en un tipo de red que se caracteriza principalmente por tener una alta velocidad y brindar una mayor cobertura a un área mayor, en comparación a lo que sucede con la red LAN.

Con una red MAN es posible abarcar áreas geográficas extensas, con lo cual se hace posible una mayor capacidad en cuanto a la integración de múltiples servicios. Asimismo permite la transmisión de datos en formato de voz y video. Para ello, las redes MAN utilizan tecnologías de microondas, fibra óptica y parares de cobre.

Por otra parte, la red MAN es considerada una plataforma realmente estable, y este es el motivo fundamental por el cual en los últimos años se ha ido implementando cada vez más en ámbitos relacionados a la seguridad, como la videovigilancia, incluso de grandes ciudades en lo que conocemos como salas de situación.

Si bien el funcionamiento de las redes MAN es en cierto modo similar a la forma en que funcionan las redes LAN, lo cierto es que en la misma se utilizan modelos tecnológicos diferentes, con el fin de poder disponer de una mayor nivel de alcance.

Con ello es posible además reducir significativamente posibles problemas de latencia y retardos temporales en los datos que se transmiten a través de la red MAN, como así también se evita la pérdida de calidad en la señal independientemente de las distancias geográficas.

Redes WAN

Se trata de la red conocida también como “red de área amplia”, y a diferencia de las dos primeras, la red WAN tiene la capacidad de poder cubrir distancias que van desde los 100 kilómetros a los 1.000 kilómetros, por lo que incluso puede abarcar geográficamente a un país entero, e incluso contenientes.

Dentro de las características básicas de las redes WAN podemos mencionar que en este tipo de plataformas se dispone de equipos o máquinas que se encuentran dedicadas exclusivamente a la ejecución de programas de usuarios. Al mismo tiempo incluyen sub-redes a las que se conectan varios host, y también dispone de división entre líneas de transmisión y elementos de comunicación.

Es importante mencionar aquí que las transmisiones que se llevan a cabo a través de las redes WAN suelen realizarse a través de la utilización de cables, como así también se hace uso de las conexiones mediante satélite y radiofrecuencia.

Debido a sus características, muchos expertos aseguran que las redes WAN reportan serios inconvenientes, siendo uno de los principales los problemas relacionados a la velocidad de acceso a la información que ofrecen.

De acuerdo a las opiniones recogidas, la velocidad de acceso está limitada por el hecho de tratarse de una gran red en la cual interactúan gran cantidad de equipos en los cuales se almacena la información recolectada.

Por otra parte, muchos aseguran que otra de las desventajas de las redes WAN reside en las cuestiones relacionadas a la seguridad, ya que sostienen que en realidad no ofrece un nivel de seguridad adecuado para sus usuarios.

En este aspecto, cabe mencionar que los malware y virus informáticos suelen diseminarse con frecuencia a través de las redes WAN.

Qué necesitamos para crear una Intranet

Básicamente los materiales de software y hardware que necesitaremos para crear una Intranet variarán de acuerdo al tipo de implementación que elijamos para nuestro propósito. Es decir que a más compleja la implementación, más hardware y software necesitaremos para alcanzar el éxito en la creación de la Intranet.

Sin embargo, existen algunos materiales que si necesitaremos independientemente de la complejidad de la implementación de la Intranet, como por ejemplo una estructura de red ya creada, que puede ser tanto inalámbrica como cableada, o hasta incluso un sistema mixto.

También necesitaremos un modo de conectarnos a Internet, en el caso que necesitemos que otros usuarios se puedan conectar de forma remota al sistema. En el caso que no requiramos de esta opción, la conexión a Internet puede ser obviada, siempre y cuando nuestra Intranet no dependa de servicios externos, es decir que la hayamos implementado a través de un CMS u otra herramienta similar, como lo veremos más adelante.

En este caso también necesitaremos que nuestra conexión sea estable, segura y rápida, por lo cual el presupuesto para el hardware adecuado debe estar acorde. En ciertos casos, requeriremos de los servicios de un programador, el cual diseñará todos los aspectos necesarios para que nuestra Intranet pueda trabajar sin complicaciones y de forma transparente para todos los usuarios.

Los pasos previos para hacer una intranet son los destinados a definir el uso que se le dará a ésta, o lo que es lo mismo, a entender qué tipos de intranet son las que existen y cuál es la óptima para el uso que se pretende.

Funciones que debe tener una Intranet

Por más pequeñas que sea nuestra empresa, siempre es una buena idea intentar mejorar nuestra performance y efectividad, para mejorar nuestros procesos, y por supuesto mejorar nuestros números. Es por ello que las Intranets se han convertido en una de las alternativas más importantes al momento de intentar recorrer el camino que nos una más con nuestros clientes y empleados.

En el caso que estemos de acuerdo con estas ideas, y deseamos ponernos manos a la obra para comenzar a crear una intranet para nuestra empresa, primero debemos tener una idea clara acerca de lo que queremos, y sobre todas las cosas, de cómo poder ponerlas en práctica. Recordemos que una Intranet debe ser cómoda, sencilla de usar y transparente, tanto para los empleados como para los clientes que van a acceder a ella.

En este punto, elegir cual será la implementación más adecuada para nosotros es una tarea bastante difícil, ya que no todos los usuarios de la misma pueden tener el mismo punto de vista de cómo debería funcionar. Diseñar una Intranet es una decisión a futuro que no debe tomarse a la ligera, ya que una vez implementada, será muy complicado realizar cambios importantes en ella, ya que todos estarán acostumbrados a su uso, y cambiar el comportamiento de un sistema puede traer complicaciones desagradables.

Por estos motivos, a partir de este punto encontraremos las cuatro pautas más significativas a tener en cuenta a la hora de crear una Intranet útil y a la vez cómoda de usar para todos los usuarios.

Una de las primeras cosas que debemos tener en cuenta a la hora de crear una Intranet es la comunicación. Si bien los empleados de los diferentes sectores de una empresa, aunque sea pequeña, tiene múltiples formas de comunicarse entre ellos, que incluyen teléfonos, mensajería de LAN y demás, lo cierto es que la comunicación a través de la Intranet no tiene comparación, ya que allí toda la información está disponible para todos los usuarios que la requieran, siempre actualizada, y este punto es realmente crítico, ya que la información que se maneja en una empresa es mucha y muy importante, y si alguna de sus partes no coincide con la realidad, puede ser catastrófico.

En estos casos una Intranet bien diseñada debe permitir canales de comunicación entre todas las jerarquías, es decir que tanto entre los puestos gerenciales y los puestos de menor nivel, siempre debe existir una forma de impartir y recibir diversas directrices clave para que las actividades de la empresa puedan ser más efectivas, como por ejemplo información estratégica para compartir de manera rápida y directa entre los diversos departamentos que componen la empresa.

Mencionábamos más arriba que una de las opciones más inteligentes que puede abordar una compañía es implementar un sistema mediante el cual los empleados puedan tener la misma información actualizada, es decir que cualquiera de las tareas que realice quede almacenada para que todos los demás implicados puedan hacer uso de la información generada con total confianza.

La implementación de una Intranet garantiza, entre muchas otras cosas, que los datos generados en las diversas áreas de una empresa siempre estén disponibles y en un solo lugar, aun cuando los empleados que las crearon no se encuentren. De otra manera, es decir almacenando la información generada fuera del sistema, o en cualquier otro medio, todo lo que se ha aprendido o recopilado no servirá de nada para nadie.

Una Intranet permite que la información se encuentre resguardada y protegida y disponible para compartir entre todos los empleados que la necesiten, que en definitiva es una de las claves para conseguir mayor flexibilidad y organización entre los diferentes departamentos de la empresa, y por lo tanto de la compañía toda.

Otro punto más que importante que una Intranet debe proporcionar es un modo de compartir ideas de manera rápida, sencilla y transparente. Las ideas muchas veces pueden llevar a mejorar determinados procesos o servicios, y es una verdadera pena que se pierdan por no tener una manera de poder darlas a conocer para que se expandan y se pueda colaborar en sus mejoras.

Compartir todo en una Intranet

Por ello una Intranet moderna debe contar con un sistema que le permita a los empleados, y por qué no también a sus clientes, precisamente esa posibilidad. En la actualidad muchas empresas implementan en sus Intranets una función de blog, mediante la cual los empleados de la firma pueden compartir todo tipo de comentarios, y el hecho que les llegue a todos permite que una gran cantidad de personas colaboren con un propósito común.

Otra forma de conseguir que los empleados se comuniquen, compartan y trabajen con un propósito común son los espacios de trabajo, es decir equipos de personas que trabajan mancomunadamente en un proyecto específico. En este sentido, una Intranet debe proveer de todo el software necesario para que ese equipo de trabajo pueda trabajar enfocada en lo que tienen entre manos y no en el aprendizaje o implementación de las herramientas que necesitan.

Esto significa que el equipo deberá trabajar cómodo y sin preocuparse por las maneras en que comparten y trabajan sobre sus documentos. En una Intranet bien planificada, los empleados tienen que tener disponibles herramientas específicas que les permitan evitar, por ejemplo, el uso del correo electrónico como medio para compartir y discutir.

En este caso, la Intranet deberá incluir todos los módulos necesarios para que el trabajo en equipo pueda ser llevado a cabo con la mayor precisión y comodidad posible, además de funcionar de forma centralizada, sin dudas la mejor ventaja. Todo esto garantiza que los miembros del equipo de trabajo podrán  tener éxito en sus objetivos.

Para cumplimentar con los conceptos que se describen más arriba, nuestra Intranet debe incluir algunas de estas características, siempre dependiendo, por supuesto, del tipo de servicio que brinde nuestra empresa.

Lo primero es contar con un buen sistema de gestión de documentos, los cuales pueden implementarse tanto en servidores propios como en servicios de almacenamiento en la nube. Estos deben contar con un sistema de acceso por jerarquías, en los cuales se debe almacenar todo lo necesario para el buen funcionamiento de los servicios de nuestra Intranet.

Luego de ello podemos avanzar incluyendo módulos que contemplen la automatización del Workflow, un sistema de blogging para la comunicación entre empleados y recepción de comentarios y demás por parte de los usuarios de la Intranet, módulos de comercio electrónico como CRM, ERP o gestión de recursos humanos y administración contable y de administración, gestión de IT, Interconexión de las redes sociales de la empresa con la Intranet y cualquier otro servicio o característica que creamos necesaria para que nuestra empresa o negocio pueda crecer a la par de las nuevas reglas que nos impone la tecnología.

Intranet fácil de crear y de usar

Además debe ser sencilla de usar e implementar, es decir que no debe intervenir en ningún momento personas ajenas al proyecto, como por ejemplo del área de IT, para su creación. Un equipo de trabajo en una Intranet debe ser creado por cualquier usuario que tenga los permisos de administración necesarios, y debe incluir todos los elementos necesarios usuarios con los permisos adecuados pueden crear un área de trabajo de equipo para la comunicación y el contenido específicos del proyecto.

Lo mismo debe suceder al querer acceder a la Intranet. El acceso no debe estar solamente limitado a las computadoras, sean de escritorio o portátiles. En la actualidad todos los usuarios cuentan con una tablet o un teléfono celular inteligente que les permite flexibilizar parte de la carga laboral, y es por ello que por diseño la Intranet debe estar preparada para recibir conexiones de dispositivos portables desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Por ello, en las líneas siguientes te diremos por qué es tan importante el diseño de una Intranet.

El diseño de nuestra Intranet

Las Intranet suelen diseñarse en base a tres fases claramente definidas. La primera de ellas es la fase del software, es decir las herramientas que el usuario usara durante su acceso. La segunda de estas es la fase del contenido, que contempla toda la información a la cual se puede tener acceso, y la tercera es la fase del diseño.

Esta última fase generalmente es la que presenta más problemáticas, ya que los programadores siempre harán hincapié en la parte técnica, y la fase del diseño quedará un poco más postergada, ya que se trata de lo primero que ve un usuario, y si la Intranet le resulta difícil de usar o complicada de entender, es posible que no lleve adelante su trabajo con todo su potencial.

En un escenario como el descripto más arriba, el diseño de una Intranet no debe ser tomado a la ligera, debe diseñarse de manera tal para que sea sencillo de usar en todas sus instancias, y además, desde cualquier dispositivo, con todas las herramientas de software necesarias para llevar a cabo los objetivos propuestos.

Si una intranet ofrece un buen diseño, es decir bien elegida la paleta de colores, las tipografías, las imágenes, la disposición de los elementos y demás, el usuario se sentirá cómodo, y es probable que se involucre más profundamente en el proyecto y rinda en todo su potencial.

Lo mismo sucederá con las Intranets a las que tiene acceso el púbico, si este se siente cómodo usándola, comenzará a utilizar sus características más asiduamente, el objetivo primordial de un servicio como este.

Entonces, para poder crear una Intranet efectiva, pero además atractiva para quienes la usen, es necesario tener en cuenta algunos parámetros en el diseño. En este sentido, lo mejor es contratar a un desarrollador web o diseñador gráfico profesional, pero si por cualquier motivo queremos pasar de la asistencia de ellos, en los siguientes pasos encontraremos excelente información sobre cómo debería ser el diseño de una buena Intranet.

Los mejores consejos para crear una Intranet útil y llamativa

Como sabemos, el propósito fundamental de una Intranet es permitir que empleados y clientes pueden llevar a cabo las tareas que se proponen con la mejor velocidad y simpleza posibles. Es por ello que el diseño de una Intranet debe ser considerado desde el primer momento, cuando estamos implementando sus funciones, es decir en las primeras etapas de su desarrollo.

Esto es tremendamente importante, ya que una Intranet mal diseñada que una bien diseñada cuestan lo mismo en términos monetarios, sin embargo, la segunda puede ofrecernos altos grados de participación entre los empleados, y además conseguir que los niveles de productividad de los mismos se eleven.

Es por ello que si queremos tener éxito con la implementación de nuestra Intranet, siempre podremos poner en práctica algunos de los consejos que mencionamos a continuación.

El primero de los consejos para crear una Intranet con un buen diseño es quizás el más importante de todos: Respetar el estilo gráfico de la empresa, ya que la Intranet no es otra cosa que una extensión de la misma, como lo es la página web o las redes sociales que puede tener la empresa.

En este sentido mantener las pautas de diseño corporativo es una de las más importantes cosas a tener en mente, ya que para el usuario es la única forma de distinguir a nuestra empresa de las demás que brindan el mismo servicio o parecido. Es por ello que debemos mantener la paleta de colores, los diversos logotipos y la tipografía, entre todos los demás elementos gráficos, con el objetivo de mantener la identidad corporativa sin alterar.

Luego de haber comenzado con el diseño, manteniendo las pautas de comunicación de la empresa, ya podemos pasar a considerar algunas cuestiones relacionadas con la facilidad de uso, como por ejemplo no sobrecargar la Intranet con widgets, o utilizar widgets redundantes, utilizar estructuras bien definidas de iconos, imágenes e ilustraciones para que el cliente o el usuario pueda buscar la información que necesita de la forma más visual, rápida y cómoda que se pueda, pero sin abusar de ninguno de estos elementos, ya que podría sobrecargar visualmente la misma.

También es importante ofrecer toda la información que se pide de la forma más sencilla de consultar, es decir sin separar las mismas en diferentes páginas o con artilugios para esconder parte de la misma para que la página sea más visual. Recordemos que la información es lo más importante de la Intranet.

Otra elemento de suma importancia para que cualquier Intranet pueda trabajar de la forma más útil es el diseño del menú. Este elemento debe ser simple, pero además ofrecer todo lo necesario para que el usuario pueda navegar el sitio sin problemas, y encontrar lo que busca lo más rápido posible.

Además, el diseño de nuestra Internet debe respetar las normas del llamado “diseño web adaptable”, del inglés “responsive web design”, la cual establece que el aspecto de las páginas web debe adaptarse al dispositivo con el cual se las está visualizando, sea una computadora de escritorio o una notebook, una tablet o un teléfono celular inteligente.

Sintetizando, nuestra Intranet debe ofrecer un diseño que permita una utilización útil y agradable para todos los usuarios que la visiten, en el dispositivo que sea. Por ello debe brindar una excelente visibilidad, lo que nos permitirá atraer al público y los usuarios desde su misma puesta en marcha. También debe ser llamativa, es decir que ofrezca un buen diseño estético pero sin comprometer la funcionalidad de la misma en ningún momento.

Asimismo, sin duda alguna la característica más importante que debe proporcionar una Intranet es facilidad de uso, es por ello que todo el diseño debe girar en torno a este concepto, que el empleado o cliente se sienta cómodo al usar sus servicios.

Cómo crear una Intranet

En la actualidad existen varias formas de crear una Intranet, todo dependerá estrictamente de las necesidades y propósitos que cada usuario tenga como objetivo. Por supuesto que no es lo mismo implementar un sistema para un comercio con presencia online, que un sistema en donde los empleados pueden acceder a documentos y compartir datos con múltiples departamentos de la compañía.

Básicamente en la actualidad existen varias maneras diferentes de implementar una Intranet, siendo la primera de ellas, y la más usada por usuarios de todo el mundo, la creación de una intranet mediante un CMS como Joomla o WordPress, pero también existen otras alternativas, como la posibilidad de usar software diseñado para crear una intranet o crear nuestra Intranet desde cero con algún lenguaje de programación.

Antes de empezar, si es nuestra primera vez creando una Intranet, debemos tener en claro la siguiente recomendación: empezar solamente con lo que necesitamos, ya que abarcar más de lo que entendemos o pudimos experimentar puede llevarnos a tener problemas donde no había posibilidad de que existieran.

Tipos de Intranet según la necesidad

Sin duda alguna, uno de los mayores desafíos que nos encontramos cuando comenzamos con la tarea de diseñar nuestra Intranet es entender qué es precisamente lo que estamos buscando, y que de ello es lo que verdaderamente útil para nuestros clientes y empleados.

Una vez que conocemos los requerimientos que debe tener nuestra Intranet, tenemos que conseguir reducir las opciones hasta el nivel estrictamente necesario, lo que nos facilitará en mucho el trabajo de encontrar la opción adecuada para nuestras necesidades entre los tipos de Intranet existentes, y también resultará en una implementación mucho más eficiente y sencilla de utilizar para todos.

Lo más probable es que si nuestra empresa ha crecido, tengamos que pasar del método que estamos usando para compartir y colaborar, a algo mucho más centralizado y eficaz para todos. El escenario más común en empresas que todavía no han implementado una Intranet es la utilización de diversas herramientas de productividad como Evernote, WeTransfer o hasta incluso los servicios de empresas como Google con Docs o Microsoft con Office 365.

Si bien el uso de estas herramientas de productividad pueden ser una alternativa perfectamente válida para empresas pequeñas, al momento de expandir los horizontes, es probable que no se adapten bien a nuevo o más amplio flujo de trabajo, por lo cual la implementación de una Intranet puede ser la solución más simple y efectiva para todos los problemas de trabajo en equipo o de atención al cliente que pueden surgir en el futuro.

En el caso que vislumbremos expectativas de crecimiento, y consideremos que las herramientas que estamos usando ahora no cumplirán con los requisitos para estar a la altura, debemos saber que existen dos formas de crear e implementar una Intranet, adaptables a cada escenario y a cada presupuesto, por lo que pueden ser adoptadas por empresas de todo tipo, independientemente de la cantidad de empleados o del flujo de trabajo existente en el momento.

Intranets listas para usar

La primera de estas formas de crear una Intranet es mediante las soluciones llamadas “Listas para usar”, que son la mejor alternativa para todas las empresas que si bien tienen necesidades con clientes o empleados que resolver, tampoco necesitan de soluciones demasiado complejas, ya que hasta incluso un sistema así podría llegar a demorar las operaciones.

Este tipo de soluciones listas para usar, directamente alojada en la nube, ofrecen respuestas concretas a necesidades básicas como por ejemplo brindar una página principal y feed de noticias, páginas de grupo, blogging, registro de flujo de actividades, la posibilidad de alojar videos, biblioteca de documentos y permitir, mediante un diseño adecuado como vimos más arriba, que se conecte a ella cualquier tipo de dispositivo.

Este tipo de Intranets listas para usar son justo lo que necesitan empresas que no cuentan ni con los recursos ni el presupuesto para permitirse el lujo de una Intranet a medida, que hasta quizás se podría convertir en un problema debido a los altos costos de mantenimiento que tienen estas instalaciones.

Las Intranets listas para usar ofrecen interesantes ventajas para este tipo de empresas, sin embargo también tienen ciertas desventajas que es muy importante tener en cuenta. La primera de ellas es que nuestra empresa se volverá demasiado dependiente de un solo proveedor, lo que puede ser muy problemático en el futuro, ya que podrían cambiar las condiciones de uso en cualquier momento, y con ello desestabilizar nuestras operaciones.

Otro punto desfavorable de las Intranets listas para usar son sus opciones, normalmente cerradas. Esto significa que usar este tipo de soluciones implica aceptar las características tal y como son, es decir que nos tendremos que adaptar a las funcionalidades que nos ofrecen, sin poder cambiar ni un milímetro.

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Sin embargo, la simpleza de implementación sigue siendo el principal atractivo de este tipo de soluciones, ya que normalmente es necesario llevar a cabo pocos pasos para poder comenzar a usarlas como una herramienta de nuestra empresa con realmente muy escasa experiencia, lo que nos ahorra un montón de tiempo en dinero y capacitación.

Intranets personalizadas o a medida

No cabe ninguna duda que si la empresa ya tiene un considerable flujo de trabajo, también tendrá una estructura mucho más compleja que una que sólo necesita de una implementación lista para usar. Un ejemplo concreto de las empresas que requieren de Intranets personalizadas son los bancos o supermercados, en donde es necesario un método que se adapte perfecto al método de trabajo de este tipo de empresas, lo cual significa mucho mayor inversión y trabajo, pero el resultado es muy superior en términos de eficiencia y seguridad.

Entre las ventajas que nos ofrece  una Intranet a medida, podemos destacar la posibilidad de crear soluciones de manera rápida y efectiva a cualquier planteo que sea necesario, con herramientas de software diseñadas específicamente para el cliente que adquirió el servicio de Intranet.

Es decir que si nuestra empresa requiere de un determinado módulo de gestión, por ejemplo, lo único que necesitaríamos sería programarlo de acuerdo a esa necesidad puntual y luego incluirlo como servicio externo o interno de nuestra Intranet, todo de manera transparente y segura.

También una Intranet a medida nos permite mirar hacia el futuro con confianza, ya que seremos capaces de implementar cualquier otra nueva tecnología que pueda ser útil a nuestras operaciones, como por ejemplo gestión a través de Inteligencia Artificial, como se puede ver en algunas empresas telefónicas o bancos, con los llamados “Asistentes” que contestan las preguntas de los clientes.

Por último, con la implementación de una Intranet a medida no dependeremos de los antojos de un proveedor, lo que nos permitirá llevar adelante cualquier cambio o actualización de forma sencilla y de manera que se ajuste perfectamente a lo que queremos hacer.

Usar WordPress para crear una Intranet

Como ejemplo de cómo crear una Intranet con herramientas del tipo “listas para usar”, podemos usar para el caso a WordPress, la cual tiene el reconocimiento de ser la herramienta de CMS (Content Management System) más utilizada en todo el mundo. Con WordPress podremos tanto crear una página web como una Intranet con una facilidad impresionante. Como toda herramienta de este tipo, siempre contaremos con opciones fijas, es decir a las cuales tendremos que adaptar nuestras necesidades.

Pero aun así, WordPress tiene mucho que ofrecer. En este sentido, hasta podremos aprovecharnos de algunas características propias de WordPress para crear nuestra Intranet, como el sistema de acceso de usuarios, lo que nos facilitará mucho el trabajo, pero aparte de esta ventaja.

Además cuenta con una impresionante biblioteca de plugins que nos permiten expandir sus posibilidades para adaptarla lo mejor posible a nuestros requerimientos, como por ejemplo crear una red social, con características similares a las ofrecidas, como por ejemplo, Facebook, incluyendo la posibilidad de publicar estados y compartir diversos contenidos multimedia.

Asimismo, WordPress nos ofrece la posibilidad de instalar módulos de CRM y otros sistemas de gestión empresariales que nos puede ser útil para complementar nuestros servicios, de una manera bastante sencilla y práctica, con la cual nuestros clientes podrán acceder a la misma y registrarse, hacer consultas y tal vez algún pedido.

Básicamente, este CMS es una herramienta que permite alojar a cualquier un sitio web. Sin embargo, WordPress cuenta con un impresionante arsenal de complementos que nos permiten crear una Intranet con verdaderamente pocos pasos, y que nos ofrecen todo tipo de funcionalidades para que nuestra Intranet comience a dar sus primeros pasos, como por ejemplo bbPress, un complemento gratuito para la creación de foros, BuddyPress, un plugin potente y además gratis que nos ofrece la posibilidad de transformar nuestra instalación de WordPress en una red social, o BadgeOS, un plugin que nos permite incluir insignias de logro.

Otro plugin muy interesantes son por ejemplo Gravity Forms, que nos facilita la tarea de llevar a cabo formularios, Custom Admin Login, que nos será de utilidad para modificar la pantalla de acceso de los usuarios, Mailpoet, diseñado para enviar correos electrónicos y newsletters, Admin Menu Editor, de mucha utilidad para personalizar el menú de administración, Events Calendar para añadir calendarios de eventos y Dashboard Notes, excelente complemento para añadir notas y tareas, entre muchos otros plugins.

Utilizar un software de intranet

WordPress se ha demostrado a lo largo de los años como una de las mejores soluciones para la creación de páginas web, y también como quedo claro más arriba también puede ser una alternativa más que válida al momento de crear una Intranet para nuestro comercio o pequeña empresa.

Sin embargo, como solución a las necesidades de una empresa en crecimiento, o con ánimos de crecer, puede resultar en poco tiempo un poco elemental y básico. Si estamos en el punto en donde WordPress nos queda chico, pero soluciones del tipo a medida todavía se escapan de nuestro presupuesto, nos queda una solución simple y también efectiva, pero mucho más funcional que una instalación de WordPress, y es la de instalar un software dedica a Intranet.

Otra de las opciones, menos usadas pero que se pueden ajustar mejor a los requerimientos de cada empresa que el mencionado CMS, es el uso de software de Intranet especializado, como por ejemplo Unily, Tribe, Noodle, Vendomia o Igloo.

Con este tipo de software para Intranets podremos obtener todo lo que necesitamos para nuestras necesidades, a un nivel mucho más profesional que con WordPress, pero con un precio mucho menor a una implementación desde cero, es decir una Intranet a medida.

Las características más importantes de este tipo de software podremos tener a nuestra disposición cantidades de opciones profesionales como por ejemplo la posibilidad de gestionar facturación, ventas y gastos, gestión de proyectos con la posibilidad de documentar procesos y trabajos, publicar en la web y complementar o combinar las redes sociales de la empresa, opciones CRM, ERP y mucho más.

Como podemos ver, estos software para intranet son mucho más que eso, ya que también pueden ser potentes herramientas de gestión y colaboración entre todo el personal de la empresa, ya que también permite la posibilidad de añadir calendarios de eventos, tareas y notificaciones para el trabajo en equipo, que permitirán que el trabajo colaborativo sea mucho más dinámico y efectivo.

Crear una Intranet desde cero

La otra opción, quizás la más complicada pero que ofrecerá la posibilidad de implementar una Intranet verdaderamente pensada para nuestra empresas, es la de crear una Intranet desde cero utilizando  un lenguaje de programación como PHP, con la cual programar todas las funciones, complementos y aplicativos necesarios para llevar adelante las operaciones de la empresa.

Sin embargo como mencionamos, deberemos tener en consideración que este tipo de soluciones a medida son una opción para empresas y negocios con un volumen de operaciones más importante, ya que la inversión necesaria para llevarla a cabo es grande, ya que se necesitará de un programador que se encargue del proyecto y muchas otras herramientas de software y hardware.

Sin duda alguna, implementar una intranet a medida es una inversión a largo plazo, y necesitaremos de un presupuesto bastante importante para llevarla a cabo, ya que serán necesarios los servicios de múltiples profesionales del ámbito de la informática, entre otros gastos. En este sentido tenemos disponibles dos caminos: Llevar a cabo el diseño en nuestra empresa con programadores externos o internos o contratar una empresa que se dedique a este metier.

Como sabemos, la contratación de este tipo de servicios suele ser cara, pero  nos ofrecerá a cambio una larga serie de ventajas como por ejemplo estar seguros que la intranet estará diseñada y optimizada exactamente para las necesidades de la empresa hasta el último detalle, lo que por supuesto además garantiza una mayor flexibilidad y performance, que se traduce en productividad y luego en dinero.

Otra ventaja importante de la implementación de una Intranet a medida es que podemos hacerla crecer tanto como crezca nuestra empresa, lo que nos permitirá ir siempre sobre seguro y con total libertad con las decisiones, al estar asentado todo sobre el mismo sistema.

También haber creado el código de todo el software nos permite tener un rango de acción más libre, ya que podremos decidir cuándo y cómo dicho software se actualizará o modificará, lo que podemos hacer de acuerdo a nuestras necesidades, y no debido a los caprichos de un proveedor de software.

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Graciela Marker

Periodista independiente con más de 20 años de experiencia en medios gráficos, audiovisuales y digitales. Formada académicamente en periodismo digital y comunicación multimedia, ámbito en el que se desenvuelve hace dos décadas. Especializada en ámbitos tales como la informática y la logística empresarial, entre otros.

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