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¿Qué es una Intranet? ¿Para qué sirve? Intranet y empresa

Cada vez son más las pequeñas y medianas empresas que se están volcado al uso de la Intranet, y este no es un hecho casual, sino que a los largo de las últimas décadas se han evidenciado notablemente las ventajas que ofrece este tipo de plataforma.

Claro está que para que los resultados en la implementación de una Intranet sean realmente positivos, es necesario que el desarrollo de la misma dentro de la organización se realice en base a objetivos específicos de acuerdo a las necesidades de cada empresa.

Si repasamos algunas de las principales ventajas que ofrece el desarrollo de una Intranet dentro de una organización, veremos que cuando se implementa una plataforma de este tipo para los empleados se logra entre otras cosas un significativo ahorro de tiempo y costes, además de aportar rapidez y eficiencia en la comunicación.

En principio, con la implementación de una Intranet podemos ahorrar tiempo y costes en función de que los empleados pueden acceder a la información desde un solo lugar y de manera simultánea, permitiendo que además la comunicación entre ellos se hace más fluida y eficaz, ya que en definitiva con una Intranet se logra centralizar la comunicación en un único entorno. Esto además, incrementa la colaboración entre los empleados.

Por otra parte, pero no menos importante, la Intranet aporta un aspecto sumamente relevante en cuestiones de seguridad de los datos, ya que la información que se manera en esta red interna sólo está disponible para el grupo de empleados que requieran de dicha información.

Al mismo tiempo, la Intranet permite lograr para la organización una mejora notable de su imagen de cara a sus empleados, ya que los distintos trámites administrativos quedan expuestos y muestran una mayor transparencia.

Por otro lado, la Intranet dentro de una empresa puede también utilizarse como plataforma de formación de los empleados, y al mismo tiempo brinda la posibilidad de aportar una notable mejora en la productividad. No debemos olvidar además que todo esto es posible sin límites de horarios y espacios, ya que la Intranet se encuentra abierta de forma permanente.

Por todo ello, podemos decir que lo cierto es que una Intranet correctamente implementada aporta a las organizaciones una importante ayuda en relación a los procesos internos de la empresa, todo ello además reduciendo los costes y produciendo una mayor eficiencia que la que permiten alcanzar otros métodos descentralizados.

Ahora bien, ¿en qué consiste realmente una Intranet? A continuación te invitamos a repasar algunos de los conceptos básicos en torno a este tipo de plataforma, como así también conocer en qué medida la Intranet permite el trabajo de forma colaborativa y compartida, y cuáles son las principales diferencias que existen entre una Intranet y una Extranet.

Qué es una Intranet?

Una intranet es una red de computadoras similar a internet, aunque para uso exclusivo de una determinada organización, es decir que solamente las PC de la empresa u organización pueden acceder a ella.

Hoy en día, la comunicación interna, es decir entre los departamentos o áreas de una empresa, como así también la comunicación la externa, es decir aquella que tiene lugar entre clientes y proveedores, son aspectos realmente importantes para todas las empresas, y precisamente la intranet es una herramienta que puede ayudar en la comunicación, y lo que es mejor, a un bajo costo.

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Esta tecnología permite la comunicación de un departamento con todos los empleados de la empresa, lo cual cobra una gran relevancia si tenemos en cuenta que dentro de una empresa todos los departamentos poseen algún tipo de información que es necesario transmitir a las otras áreas, o bien directamente con los empleados. 

Por ello, podemos señalar que en definitiva una Intranet permite introducir en la organización un entorno de trabajo interactivo y personalizado, ya que el mismo puede ser desarrollado de acuerdo a la complejidad o simplicidad que requiera cada empresa.

Algunos de los ejemplos más comunes de la información y los procesos que se llevan a cabo a través de una Intranet incluyen por ejemplo el área de recursos humanos, donde los empleados pueden acceder a información relacionada a sus beneficios, a las capacitaciones que brinda la empresa, boletines informativos, noticias internas y demás.

Otro claro ejemplo del uso frecuente de la Intranet se centra en el departamento de ventas, que en definitiva es una de las áreas donde con mayor énfasis se utiliza la Intranet, ya que desde allí es posible acceder a datos relacionados a los informes de ventas, los pronósticos, los objetivos, las estrategias de marketing y la saturación geográfica.

Esto permite además estar al tanto de información sumamente relevante, como por ejemplo los nuevos mercados y los clientes potenciales, lo cual permite luego realizar evaluaciones para mejorar el diseño de ventas de la empresa.

Por otra parte, la Intranet juega un rol muy importante en el área de contabilidad de una organización, ya que en este ámbito permite reducir el tiempo y los costos asociados a los procesos contables de la compañía. Allí se puede acceder a información relacionada con informes presupuestarios, cuentas pendientes a pagar o cobrar y demás.

En este punto y de manera similar, una Intranet puede utilizarse para el ámbito ejecutivo de la empresa, para que los directivos puedan acceder y administrar información sumamente relevante como las ganancias y pérdidas trimestrales, la información fiscal y legal, análisis del mercado de valores, y al mismo tiempo información precisa sobre reuniones planificadas, perfiles de los empleados y de los clientes, entre otras cosas.

Por último debemos resaltar que una Intranet posee una gran trascendencia dentro de los llamados sistemas de información de las organizaciones, ya que a través de esta plataforma es posible el acceso permanente a los datos almacenados en las bases de datos de la empresa.

Al mismo tiempo, dentro del rol que juega la Intranet en los sistemas de información de una compañía, se destaca la posibilidad de evaluar el uso y modificaciones de las aplicaciones de desarrollo de software departamental, como así también el soporte de red.

En conclusión a todo lo mencionado, podemos decir que una Intranet brinda la posibilidad de disponer de acceso constante y desde cualquier lugar a la información, de forma rápida y fácil, y sobre todo teniendo en cuenta que aplica un entorno familiar para los miembros y empleados de una organización.

Al mismo tiempo, cabe destacar que la información que contiene la Intranet se encuentra fuertemente protegida, ya que se conserva segura fuera del alcance de la Internet pública que conocemos todos.

¿Para qué sirve la intranet?

Para poder tener una idea básica del funcionamiento y el fin de la Intranet, nada mejor que repasar algunos ejemplos, con los cuales además podremos entender el poder que puede tener una Intranet en una organización. A continuación citamos algunos:

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  • El departamento de Informática pone a disposición de todos los empleados un nuevo sistema de soporte técnico.
  • El departamento de Marketing comparte información sobre las promociones de la empresa, publicidades de marca, etc.
  • El departamento de Personal pone a disposición los formularios de cambios de dirección, planificación de las vacaciones, etc.
  • El departamento de RRHH anuncia las plazas internas disponibles.
  • Finanzas permite que a través de un sistema web, los otros departamentos informen gastos de viajes, etc.

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Estos son sólo algunos ejemplos del uso de una Intranet.

Es importante destacar que cada gerente de departamento será responsable de explotar la Intranet de la empresa, publicando información útil para los empleados. Entonces, podemos asegurar que la Intranet es uno de los mejores vehículos de comunicación para mejorar el envío y recepción de información dentro de una empresa.

También es importante aclarar que la evolución de una Intranet, es ofrecer algunos de estos servicios a los clientes y proveedores de la empresa, pasando a llamarse Extranet.

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Una Intranet debe ser proyectada de acuerdo a las necesidades de la empresa o de la organización, es decir en base a los tipos de servicios que se vayan a implementar. Por lo tanto, la Intranet no debe ser diseñada sólo por el personal informático de la empresa, sino conforme a un proyecto que tenga en cuenta las necesidades de todas las partes que constituyen la organización.

Intranet y empresa

La rapidez del desarrollo de las nuevas tecnologías hace que los grandes cambios en las relaciones sociales y económicas sean sentidos por todos, siendo una de las más fuertes la llamada «desterritorialización».

En esta nueva visión social, lo que importa es la posibilidad de que los individuos se muevan con rapidez por el mundo. Es la movilidad y el fácil acceso a la tecnología de información, como la red mundial de computadoras e internet, que les da a los usuarios este acceso rápido a la información.

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Hoy, vivimos en un mundo «desterritorializado», en que los fenómenos de tiempo y espacio cambiaron. Es un mundo nuevo, tecnológico y virtual. La más variada información está disponible a un simple toque del dedo, de forma «on-line». Las personas no están más insertadas en grupos sociales conectados a territorios claramente identificados geográficamente, y con eso cambiaron las relaciones.

El individuo hoy puede comunicarse fácilmente, pues internet permite una comunicación sin fronteras, con personas geográficamente distantes. Esto también sucedió en las empresas, que pasaron a comunicarse con sus clientes de forma segura y rápida.

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Estas tecnologías trajeron cambios no sólo en el aspecto administrativo, sino también en la comunicación empresarial. Estas nuevas relaciones, iniciados a través del teclado y del mouse hacen que surjan distintas afinidades, personas relacionándose de forma más directa y clara, independiente de su localización física. Allí es donde las empresas vislumbran una nueva forma de comunicación, sin fronteras, más económica y rápida.

Trabajando de forma colaborativa y compartida

Podemos decir que uno de los principios del «groupware» es permitir que las personas colaboren y compartan información, es decir que las personas pueden trabajar tanto en un proyecto específico como contribuir con ideas, desde cualquier lugar y en el horario que mejor le convenga.

Esto quiere decir que el ambiente flexible, libre de horarios, proporciona mayor integración a los procesos, como por ejemplo en el caso de aquellas personas que utilizan diferentes usos horarios y pueden trabajar al mismo tiempo con personas que se encuentran en la oficina de al lado o en el piso de arriba.

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Estos grupos de personas trabajando en conjunto forman el «Groupware» y ponen a disposición información para todos, al mismo tiempo.

Aquí podemos citar aquellas conocida frase que asegura que «colaborar es trabajar en conjunto para producir un producto mucho mayor que la suma de sus partes». Esto puede suceder cuando trabajamos en un determinado proceso, con énfasis en la forma colaborativa, de ahí pasamos a comprender más que si estuviéramos trabajando solos.

Y lo cierto es que si tomamos como base esta premisa, podemos darnos cuenta de la importancia que posee el trabajo mancomunado, porque lo cierto es que si observamos la historia de la humanidad nos daremos cuenta que muchos de los grandes descubrimientos de la humanidad son fruto del esfuerzo del trabajo colaborativo, ya que parte de la base fundamental de que en este tipo de trabajo lo más importante es el todo y no la parte individual.

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Al usarse una Intranet como herramienta de trabajo compartido, es posible poner en práctica la interacción entre sus participantes, creándose una relación directa entre todos, incluyendo el público y la empresa.

Es necesario conocer el target de usuarios internos de la empresa y llevarlos de forma clara y directa, a través de entrenamiento y soporte diario, al uso de la Intranet.

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La aplicación eficaz de la Intranet dentro de una organización, sin lugar a dudas será un gran aliado de la empresa, y con certeza va a influir en la obtención de resultados positivos, tanto en la mejoría de procesos administrativos, como en la obtención de información de forma rápida y con calidad, mostrando su fuerte influencia en la gestión participativa, y hasta en la generación de la mayor riqueza de todos los tiempos: el conocimiento organizacional.

Diferencia entre Intranet y Extranet

Para poder definir las diferencias que existen entre una Intranet y una Extranet, en principio debemos tener en claro en qué consisten ambas plataformas. A lo largo de este artículo nos ha quedado en claro el concepto detrás de Intranet, pues ahora repasaremos cuáles son los alcances básicos de la Extranet.

En líneas generales, una Extranet es la extensión de una Intranet para brindar acceso público a parte de la base de datos de la organización, por lo que a través de la Extranet de una empresa, pueden tener acceso a dicha información no sólo los empleados, sino también los clientes y los socios.

Para que la Extranet pueda ser consultada de forma sencilla por los usuarios, la misma utiliza los protocolos de Internet para de esta forma poder navegar en ella utilizando un navegador web tradicional, aunque los datos contenidos en esta Extranet son almacenados en el servidor privado de la compañía en lugar de un servidor público de Internet.

Para poder acceder a una Extranet de una empresa, los clientes, empleados y socios deben disponer de un nombre de usuario y contraseña, con el fin de evitar el ingreso de personas ajenas.

Como ejemplo concreto de Extranet podemos mencionar la que suele utilizarse por muchas empresas para el servicio al cliente, a través de lo cual no sólo es posible interactuar entre clientes y vendedores, sino también utilizarlo como plataforma de difusión de información y marketing.

Ahora que conocemos a grandes rasgos cuáles son los alcances y el concepto detrás de la Intranet y la Extranet, entonces podemos comenzar a repasar las principales diferencias que existen entre ambas plataformas, la cuales se listan a continuación.

  • La principal diferencia entre Intranet y Extranet está dada por el tipo de información que manejan y el acceso a dicha información.
  • Mientras a la Intranet tiene acceso sólo los empleados y las áreas internas de la empresa, en la Extranet tienen acceso los usuarios externos, como por ejemplo los clientes.
  • El intercambio de información en la Intranet se produce entre los trabajadores de la empresa, mientras que en la Extranet llega a más personas, siempre que estos usuarios tengan permiso para acceder.
  • En el caso de la Intranet, la información es propietaria, mientras que en la Extranet la información es compartida dentro de un círculo de empresas.
  • La Intranet posee una alta seguridad con acceso restringido, mientras que la extranet posee zonas de seguridad y zonas públicas.
  • En cuanto a la apariencia, la Intranet es totalmente formal ya que se la considera una herramienta de trabajo, mientras que la Extranet puede reflejar la imagen de la empresa, por lo que se la suele diseñar de forma atractiva para el cliente.

A pesar de las diferencias planteadas aquí que existen entre una Intranet y una Extranet, cabe destacar que existe también entre ellas algunas similitudes.

En principio debemos señalar que ambos sistemas se encuentran basados en poner en conectar en red diversos y determinados dispositivos, con el objetivo de que los usuarios los utilicen fácilmente y puedan acceder y compartir a información relevante en cada caso.

Pero además, la Intranet y la Extranet se asemejan en el hecho que en ambos casos, para poder acceder a las plataformas se encuentra implementado un sistema de control de acceso de usuarios, el cual en general se halla diferenciado por categorías.

Por todo ello, ambas plataformas funcionan a la perfección de manera articulada, y permiten mejorar cualitativa y cuantitativamente muchos aspectos y procesos que tienen lugar en una empresa, independientemente del tamaño de la misma.

Tipos de Intranet

Dentro de lo que conocemos como Intranet, podemos diferenciar tres tipos de Intranet las cuales suelen clasificarse en función del tamaño que posean estas plataformas, como así también de la distancia que existe entre los dispositivos y computadoras que la componen.

En este sentido, actualmente podemos encontrar la Intranet basada en redes LAN, la basa en redes MAN y las basadas en redes WAN. A continuación detallamos algunas de las características esenciales de cada una de ellas.

Redes LAN

Conocidas también por su nombre “redes de área local”, este tipo de red se caracteriza por el hecho fundamental que las computadoras o dispositivos que la componen se hallan en una misma red.

Por lo general son redes que se utilizan en espacios reducidos, es decir que son las que frecuentemente se implementan en oficinas e incluso en el hogar, y su principal misión consiste en vincular las computadoras existentes en dicho espacio con el fin de poder compartir archivos a través de la red, como así también posibilitar a todos en el uso de dispositivos auxiliares, como por ejemplo una impresora.

En algunos casos la interconexión entre computadoras o dispositivos se lleva a cabo a través del uso de cables, aunque mayormente se realiza a través de ondas, con el fin de poder disponer de una red inalámbrica.

Por otra parte, cabe destacar que en las redes LAN no es necesario que cada uno de los usuarios disponga de su equipo o computadora propia, lo cual en definitiva genera un importante ahorro en la implementación del sistema.

Redes MAN

Conocida también por su nombre “red de área metropolitana”, la misma consiste en un tipo de red que se caracteriza principalmente por tener una alta velocidad y brindar una mayor cobertura a un área mayor, en comparación a lo que sucede con la red LAN.

Con una red MAN es posible abarcar áreas geográficas extensas, con lo cual se hace posible una mayor capacidad en cuanto a la integración de múltiples servicios. Asimismo permite la transmisión de datos en formato de voz y video. Para ello, las redes MAN utilizan tecnologías de microondas, fibra óptica y parares de cobre.

Por otra parte, la red MAN es considerada una plataforma realmente estable, y este es el motivo fundamental por el cual en los últimos años se ha ido implementando cada vez más en ámbitos relacionados a la seguridad, como la videovigilancia, incluso de grandes ciudades en lo que conocemos como salas de situación.

Si bien el funcionamiento de las redes MAN es en cierto modo similar a la forma en que funcionan las redes LAN, lo cierto es que en la misma se utilizan modelos tecnológicos diferentes, con el fin de poder disponer de una mayor nivel de alcance.

Con ello es posible además reducir significativamente posibles problemas de latencia y retardos temporales en los datos que se transmiten a través de la red MAN, como así también se evita la pérdida de calidad en la señal independientemente de las distancias geográficas.

Redes WAN

Se trata de la red conocida también como “red de área amplia”, y a diferencia de las dos primeras, la red WAN tiene la capacidad de poder cubrir distancias que van desde los 100 kilómetros a los 1.000 kilómetros, por lo que incluso puede abarcar geográficamente a un país entero, e incluso contenientes.

Dentro de las características básicas de las redes WAN podemos mencionar que en este tipo de plataformas se dispone de equipos o máquinas que se encuentran dedicadas exclusivamente a la ejecución de programas de usuarios. Al mismo tiempo incluyen sub-redes a las que se conectan varios host, y también dispone de división entre líneas de transmisión y elementos de comunicación.

Es importante mencionar aquí que las transmisiones que se llevan a cabo a través de las redes WAN suelen realizarse a través de la utilización de cables, como así también se hace uso de las conexiones mediante satélite y radiofrecuencia.

Debido a sus características, muchos expertos aseguran que las redes WAN reportan serios inconvenientes, siendo uno de los principales los problemas relacionados a la velocidad de acceso a la información que ofrecen.

De acuerdo a las opiniones recogidas, la velocidad de acceso está limitada por el hecho de tratarse de una gran red en la cual interactúan gran cantidad de equipos en los cuales se almacena la información recolectada.

Por otra parte, muchos aseguran que otra de las desventajas de las redes WAN reside en las cuestiones relacionadas a la seguridad, ya que sostienen que en realidad no ofrece un nivel de seguridad adecuado para sus usuarios.

En este aspecto, cabe mencionar que los malware y virus informáticos suelen diseminarse con frecuencia a través de las redes WAN.

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Graciela Marker

Periodista independiente con más de 20 años de experiencia en medios gráficos, audiovisuales y digitales. Formada académicamente en periodismo digital y comunicación multimedia, ámbito en el que se desenvuelve hace dos décadas. Especializada en ámbitos tales como la informática y la logística empresarial, entre otros.

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