¿Qué es un sistema de información?

Si quieres tener éxito en tu negocio, no es tan simple como abrir tu tienda y mostrarte simpático. Implica una serie de estrategias que deben ser cuidadosamente planeadas.

No importa si tienes conocimientos teóricos de todo esto, También es necesario saber aplicarlos perfectamente en la práctica.

Es decir que no basta con lo que sabes. Para comenzar el camino con el pie derecho, debes implementar un sistema de información. Sin la información a la mano, estás perdido, ya que es muy necesaria para que todos los elementos de tu negocio funcionen de manera ordenada y precisa.

Qué vas a encontrar aquí?: Qué es un sistema de información? Tipos de sistemas de información. Sistemas informáticos. Implementación de un sistema de información. Ejemplos de SI y mucho más.

Disponer de toda la información posible de todos los sectores de tu negocio es fundamental para tomar las mejores decisiones.

Si quieres saber cómo alcanzar tu objetivo con éxito, no dudes ni un segundo en seguir leyendo todo lo que hemos preparado para este post.

Pero antes de ello, te invitamos a aclarar algunas dudas acerca de la informática en este post: Qué es la informática?

Definición

Lo primero que tienes que saber con respecto a los sistemas de información, es que estos no se restringen a un conjunto de software y hardware. Es en pocas palabras, un concepto. Y es muy habitual para todos los que trabajan en el entorno empresarial.

Básicamente, el concepto de un sistema de información es comprender, analizar y sacar conclusiones en base a los datos recopilados en distintas áreas de una empresa.

Esto es de vital importancia para que los ejecutivos puedan tomar las decisiones de negocios más acertadas para las empresas.

Como puedes deducir, el elemento más importante de un sistema de información, es la información.

Ahora, ¿de dónde se toma esta información? En pocas palabras esta surge de la relación entre estos actores.

• Los recursos humanos. Es decir los empleados y los documentos que éstos generan.
• Los procedimientos usados en la empresa. Es decir cómo se organiza la información generada por los empleados.
• La tecnología usada en la empresa. Es decir las computadoras, las redes y demás dispositivos usados para organizar los documentos generados por los empleados

Estos elementos trabajan juntos, y luego se vuelven a tratar en un sistema de información. Luego, los datos obtenidos de este sistema de información se utilizan en la empresa con diversos propósitos.

Mucho más sencillamente explicado, un sistema de información es un conjunto de elementos que se interrelacionan entre sí por el bien común de la organización para la que fue diseñada.

Para que todo ello pueda ser llevado a la práctica con éxito, un sistema de información debe ser:

• Preciso.
• Estar bien diseñado.
• Ser sencillo de usar.
• Ser flexible y escalable.

Componentes de un sistema de información

Un sistema de información está compuesto, como mencionamos más arriba, por elementos humanos y técnicos que se interrelacionan entre sí. Ahora te lo explicamos con más profundidad.

Un sistema de información contiene los siguientes elementos:

• Hardware: Es el equipo físico utilizado para procesar, transferir y almacenar datos.
• Software: Las aplicaciones y los procedimientos usados para obtener y procesar la información.
• Información: Todos aquellos datos útiles para el desenvolvimiento de la empresa.
• Recursos humanos: Todos los empleados de la empresa que utilizan el sistema de información, incluyendo a quienes lo desarrollan y mantienen.

La información suelta es improbable que sirva a algún propósito, es más, puede llevar a cometer errores que se pueden pagar muy caro.

Este es el principal objetivo de un sistema de información: Que los datos tengan valor estratégico.

Estos sistemas de información proporcionan a la empresa datos mucho más refinados y útiles, la cual luego será entregada a los sectores que la necesiten.

Para cumplir con su objetivo, el sistema de información incluye múltiples componentes, de acuerdo a la tarea que debe cumplir. Con estos componentes, el sistema de información es capaz de recopilar los datos, procesarlos, enviarlos y almacenarlos.

Hoy en día la ingeniera en sistemas es un recurso invaluable. Y los sistemas de información son fundamentales, y son una pieza clave de cualquier empresa exitosa. Con un sistema de información, las compañías pueden realizar sus operaciones de una manera más precisa y rápida.

Cabe destacar en este punto que Sistema de información no es lo mismo que Sistema informático.

Aquí existe una confusión, ya que un sistema informático es sólo hardware y software. En cambio, un sistema de información se nutre de múltiples elementos, como mencionamos más arriba.

El ciclo de vida

Básicamente, el ciclo de vida de un sistema de información puede ser definido como una serie de tareas que se llevan a cabo sucesivamente.

Estas tareas incluyen múltiples disciplinas, todas ellas trabajando mancomunadamente en búsqueda de un método para llevar a cabo un trabajo específico.

Podría decirse que el ciclo de vida de un sistema de información abarca desde el descubrimiento de la necesidad hasta que el mismo es reemplazado por otro. Sea por volverse obsoleto o por reemplazo por otro sistema de información más efectivo.

En la actualidad, el tipo de ciclo de vida de un sistema de información más usado es el llamado “en cascada”. Este está compuesto por diversas fases.

Estas fases sucesivas van entregando el resultado de su labor a la siguiente, para que esta sigua con el siguiente paso. Así hasta terminar con el objetivo del sistema de información.

Cabe destacar en este punto que si cualquiera de las fases no entrega sus resultados, el ciclo se interrumpe.

En un sistema de información, usualmente existen siete fases de ciclo de vida. Si quieres saber cuáles son, sigue leyendo.

Fase 1: Planificación

Esta es la fase en la que se desarrolla el sistema para su posterior implementación. En este punto se definen aspectos clave como el alcance del proyecto y la manera en que será desarrollado.

Asimismo, en esta fase se planifican minuciosamente los plazos de desarrollo y se asignan las diferentes tareas a los profesionales.

Fase 2: Análisis

Cuando los profesionales de desarrollo ya han tomado una decisión con respecto a cómo será desarrollado el proyecto, comienza la fase de análisis.

En esta segunda fase del ciclo de vida de un sistema de información, se recopila todo lo necesario para el buen funcionamiento del sistema. Se incluye qué tipos de datos se requieren, cómo serán usados estos datos, como se deberá distribuir información a las demás áreas y muchas otras variables.

Fase 3: Diseño

En la tercera fase del desarrollo de su sistema de información, se procede al diseño. En base a los datos aportados por las anteriores fases, se diseña el modo en como el sistema de información llevará a cabo la tarea que se espera del mismo.

Aquí se evalúan todas las variables posibles en búsqueda de errores o en pos de mejorar procedimientos.

También en esta fase del sistema de información se seleccionan los elementos físicos, es decir el software y el hardware, para llevar a cabo la tarea.

Fase 4: Desarrollo

Uno de los puntos cruciales en las fases de desarrollo de un sistema de información. En esta etapa comienza la producción, y es muy cambiante.

Aquí es necesario prestar mucha atención a estos cambios, ya que cualquier variación puede llevar a errores. Por ello es necesario que tanto los usuarios como el equipo técnico puedan enfrentar cualquier problema que se presente.

Fase 5: Integración y periodo de pruebas

Ya con las demás fases del sistema de información funcionando, se debe llevar a cabo un concienzudo testeo.

Esto se debe hacer para comprobar que el diseño cumple con lo especificado, y no presenta errores. Cuando los técnicos y los usuarios finales puedan dar su consentimiento se puede ya asegurar que el sistema de información está funcionando con éxito.

Fase 6: Implementación

La fase de implementación incluye instalar el software y el hardware que se ha seleccionado para el sistema de información.

También se crean todos los manuales necesarios, se traslada y convierte toda la información anterior y se brinda la capacitación al personal.

Este punto es esencial, ya que a partir de este momento, se comienza a trabajar ya en el nuevo sistema.

Fase 7: Mantenimiento

La última fase de un sistema de información contempla todas las operaciones concernientes a mejorar y corregir el funcionamiento del sistema de información.

Cuando esta etapa se termina, es necesario a veces iniciar un periodo de uso supervisado, Esto es con el fin de terminar de capacitar a los usuarios en temas precisos del sistema, como por ejemplo la realización de copias de seguridad.

También se suele usar este periodo para resolver detalles, mejorar temas relacionados con la seguridad y ajustar el software para obtener precisamente lo que empresa quiere del mismo.

Luego del mismo, ya se podrá implementar algún sistema de mantenimiento automático, o hasta incluso vía un sitio web.

Tipos de sistemas de información

Mejorar las estructuras de negocio aporta múltiples beneficios, tanto para empresas pequeñas como grandes. Sin embargo, suele venir acompañado de desafíos complicados de llevar a cabo con precisión.

Por ello, antes de comenzar a implementar cualquier cambio importantes es necesario plantearse mejoras en las distintas áreas de una empresa. Si esta no puede contar con datos reales y actualizados en cada una de sus áreas, poco podrá crecer, y lo más probable es que sea devorada por empresas más grandes.

Cuando una empresa crece, es natural que este movimiento sea acompañado por la creación de nuevas áreas y departamentos. Esto le permite centralizar en sectores puntuales y con ello mejorar la eficiencia en la producción.

Sin embargo, para que este crecimiento ocurra verdaderamente, es necesario planificar e implementar sistemas de información. Estos permitirán que los datos generados por estas nuevas áreas sean útiles para todo el resto de la empresa.

Los sistemas de información pueden ser muy útiles para ayudar a las distintas áreas a tomar decisiones ágiles y acertadas.

Con ello se puede ahorrar mucho tiempo y dinero, además de mejorar aspectos como la atención al cliente u optimizar procesos.

Además, los sistemas de información le ofrecen a la empresa una posibilidad más de mantenerse en una ventaja competitiva y generar oportunidades de negocios.

Existen muchos tipos de sistemas de información diferentes, diseñados específicamente con un propósito determinado. Siempre teniendo en cuenta las necesidades puntuales de cada empresas.

Cada uno de estos sistemas de información cumple con un rol dentro de cada área.

Por ejemplo tenemos:

• Sistemas expertos
• Sistemas de gestión del conocimiento
• Sistemas de información estratégica
• Sistemas funcionales de negocio
• Sistemas de información de ventas y marketing
• Sistemas de información de fabricación y producción
• Sistemas de información financieros y de contabilidad
• Sistemas de información de recursos humanos.

Sin embargo, en este artículo haremos hincapié en los sistemas de información más utilizados por las empresas, además de una descripción de cómo funciona cada uno de ellos.

Los sistemas de información más destacados

Antes de comenzar, debes saber que los sistemas de información se clasifican de tres maneras, de acuerdo al propósito para el cual fueron diseñados.

La clasificación de los sistemas de información es la siguiente:

• Sistemas transaccionales: Estos son sistemas diseñados para automatizar procesos contables y demás.
• Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos: Todos estos sistemas le permiten a los ejecutivos de la empresa agilizar la toma de decisiones.
• Sistemas estratégicos: Este tipo de sistemas de información se utilizan para analizar datos y utilizarlos para tomar estrategias de negocio de alto nivel.

A partir de este punto, te mostraremos los sistemas de información más usados en las empresas modernas.

ERP (Sistemas de colaboración empresarial)

El ERP, o “Enterprise Resource Planning”, que en español significa Sistemas de colaboración empresarial es en la actualidad uno de los tipos de sistemas de información más usados.

Estos se utilizan para asistir a las empresas a gestionar el tráfico de información interna.

Al contrario de otros sistemas, el ERP no es específico de un área de la empresa. Este sistema ofrece sus ventajas a muchos sectores de una compañía, desde los más altos a los más bajos.

Si quieres saber más acerca de ERP, lo encontrarás en este artículo: Características de un sistema ERP.

SCM (Supply Chain Management)

La SCM o gestión de cadena de suministro, también conocida en inglés como “Supply Chain Management” es un parte importantísima de cualquier empresa.

Básicamente, el propósito de este sistema de información es coordinar todas las tareas de una empresa con el fin de lograr el mejor rendimiento posible de todas las áreas.

Para ello un SCM incluye las más diversas áreas de una empresa como producción, stock, ventas y específicos de la logística como la distribución.

También el SCM incluye otras prestaciones externas asociadas a la producción del bien, como el transporte y los proveedores.

Un SCM permite flexibilizar la gestión de todos estos elementos, por lo cual la empresa puede responder sin demoras a cualquier requerimiento que se le haga.

Además, el SCM permite tener reportes históricos detallados, con lo cual existe la posibilidad de mejorar cualquier punto de la producción para adecuarla a nuevos requerimientos.

También posibilita hacer cambios sobre la marcha teniendo en cuenta la opinión de los clientes.

Por último, cabe destacar que la tarea que cumple el SCM no acaba cuando se termina de producir el bien. Termina cuando el producto llega al cliente, y sigue para brindar atención y servicio postventa al cliente.

CRM (Gestión de las relaciones con clientes)

CRM, del inglés “Customer Relationship Management”, o en castellano Gestión de las relaciones con clientes, es uno de los sistemas de información críticos para cualquier empresa.

Este es un sistema que entre sus ventaja ofrece la posibilidad de concentrar en una sola y única base de datos, todos los datos relacionados con los clientes.

Es decir que la función principal del CRM es recopilar y almacenar un registro histórico exacto de sus movimientos comerciales.

Con un sistema de información CRM, todos los sectores de una empresa pueden tener acceso a cualquier información de determinado cliente en cualquier momento y lugar.

Esto le permite anticiparse a las necesidades de un usuario, y en base a ello gestionar todo tipo de estrategias.

Las empresas que han implementado algún tipo de solución CRM han experimentado un mejor éxito en las ventas, debido fundamentalmente a la posibilidad de tener disponible y de forma ágil todo lo necesario para cerrar el trato con el cliente.

Otra de las ventajas de un sistema de información como el CRM es la fidelización de los clientes. Si ellos perciben que la empresa los conoce, y los conoce gracias al CRM, el cliente volverá, el objetivo preciso de cualquier empresa.

Si quieres saber más sobre CRM, puedes consultar este artículo: Qué es CRM

SPT (Sistemas de procesamiento de transacciones)

El Sistema de procesamiento de transacciones TPS, también conocido en inglés como “Transaction Processing System” o TPS es una pieza clave de las empresas modernas.

Desde el p0unto de vista empresarial, este uno de los sistemas de información más básicos que puedes encontrar, pero son de vital importancia para el funcionamiento diario de cualquier compañía.

Básicamente, el sistema de procesamiento de transacciones es un sistema de información capaz de analizar, almacenar y distribuir todas las transacciones que se llevan a cabo diariamente en la empresa.

De aquí su importancia para el movimiento fluido de cualquier empresa que quiera competir en el mercado actual.

Cabe destacar que el sistema de procesamiento de transacciones funciona en el nivel más bajo de las organizaciones, y de este se nutren de lo necesario otros sistemas de información como el sistema de información de gestión.

SIG (Sistemas de información de gestión)

Los sistemas de información de gestión, también conocidas en inglés como “Management Information System”. Estos se utilizan para analizar todo el flujo de información relevante de la empresa.

Básicamente, el SIG es un tipo de sistemas de información capaz de recopilar y procesar información de las diferentes áreas de las empresas. Esto es con el fin de optimizar la toma de decisiones con respecto a la gestión de la compañía.

¿Qué ofrecen los sistemas de información de gestión?

Estos sistemas son capaces de brindar detallados informes y estadísticas recopilados por el TPS al área encargada de su control.

Es decir que el SIG analiza y procesa los datos internos de la compañía y los devuelve en un formato útil.

Estos datos son usados luego para mejorar el desempeño de un sector específico de la empresa, o de la empresa entera. También se utilizan para tomar decisiones importantes en el rumbo de la compañía.

GPN (Sistemas de gestión de procesos de negocio)

Los sistemas de gestión de procesos de negocios, también conocidos en inglés como BPM o “Business Process Management” son sistemas de información capaces de monitorizar y gestionar cualquier proceso industrial.

Básicamente, los sistemas de gestión de procesos de negocios son una disciplina que incluye diversas tecnologías y metodologías.

¿Para qué sirve el BPM?

El propósito de un BPM es optimizar el desempeño de cualquiera de los procesos de una organización.

Para poder implementar un BMP en una empresa, es necesario adoptar un conjunto de prácticas para modificar la metodología de trabajo de la compañía.

Si se logra modificar estos comportamientos, y se implementa un BPM sólido y bien diseñado, es posible mejorar el rendimiento de todas las áreas que conforman la empresa.

SAD (Sistemas de apoyo a la toma de decisiones)

Un Sistema de Apoyo a las Decisiones, conocido en inglés como DSS o “Decision Support System” es hoy en día una parte importante de cualquier empresa.

¿Qué hace tan importante a este sistema de información?

Básicamente debido a que puede ser usada por la gerencia con el propósito de resolver problemas semiestructurados.

Estos sistemas de apoyo a la toma de decisiones asisten a la jerarquía más alta de la empresa en la toma de decisiones cuando es necesario predecir un escenario de negocios complejo.

Estos sistemas ayudan a los gerentes a elegir el mejor camino a seguir mediante el modelado de los escenarios mediante el análisis de los datos.

Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones fueron desarrollados puntualmente con un propósito claro.

Este es asistir a la gerencia de un área determinada en situaciones en las que no se pueden calcular fácilmente las consecuencias o los resultados de las acciones que se tomen.

SIE (Sistemas de Información Ejecutiva)

Los sistemas de información ejecutiva, conocidos también como “Executive Information System” o SIE son recursos muy valiosos para cualquier empresa que tenga como objetivo crecer.

Básicamente, la función que cumplen los sistemas de información ejecutiva es la de ofrecer acceso rápido a todos los datos que almacena la empresa, tanto internos como externos.

Estos sistemas de información ejecutiva son capaces de brindar datos críticos útiles para afrontar cualquier escenario de negocios. Es decir que estas herramientas pueden ofrecer justo lo que necesita el ejecutivo para tomar importantes decisiones estratégicas.

La característica principal de la información proporcionada por un sistema de información ejecutivo es ofrecer información simplificada.

Presentados de esta forma se puede ver de un simple vistazo si la empresa cumple los objetivos previstos, entre otros usos.

SAO (Sistemas de automatización de oficinas)

Un sistema de automatización de oficinas, conocido en inglés como “Office Automation Systems” es un sistema que posibilita llevar a cabo tareas de administración.

Podría decirse que un sistema de automatización de oficinas es un conjunto de recursos que incluye recursos humanos y tecnologías.

Todos ellos se agrupan en un único núcleo para lograr objetivos muy concretos, pero que son de vital importancia para el funcionamiento diario de la empresa.

Con los sistemas de automatización de oficinas, se pueden conseguir diversas funciones útiles, necesarias para las tareas cotidianas. Alguna de las más comunes son el envío de documentos por correo electrónico, producción de informes, la impresión de documentos y muchas otras tareas habituales.

Sin embargo, una de las tareas esenciales de los sistemas de automatización de oficinas es optimizar el trabajo conjunto entre diversas áreas.

Con ello, cada una de ellas puede trabajar simultáneamente y en tiempo real sobre la misma tarea.

Para ello, en este sistema de información se almacena todos los datos necesarios en una ubicación geográfica centralizada, con lo que también se posibilita que todas las áreas tengan la misma información, y actualizada.

Todo ello permite mejorar la performance de los departamentos y optimizar recursos y tiempo.

SGC (Sistemas de gestión del conocimiento)

Un sistema de gestión del conocimiento, conocido también como KMS o “Knowledge Management System” es una herramienta esencial. Con ella se pueden optimizar los procesos productivos.

Un sistema de gestión del conocimiento básicamente es capaz de almacenar y extraer información de diversas fuentes con el fin de estar disponible para todos los usuarios cuando la necesiten.

Que todos los empleados de un sector pueden tener acceso a información relativa a los que está intentando hacer es fundamental para no cometer equivocaciones. Con un sistema de gestión del conocimiento se evita precisamente esto.

También es fundamental en otras áreas como la capacitación. Si el empleado tiene las herramientas para conocer a fondo las implicaciones de su tarea, o las políticas y procedimientos de negocios de su empresa, hará un mejor trabajo.

Por ello, sistema de gestión del conocimiento almacena todo tipo de información, sea información interna y externa. Por ejemplo, si un empleado requiere datos de una empresa de la competencia, los puede obtener, y con ello cumplir con su labor de forma más exacta.

Tan simple como eso.

Es por ello que esta herramienta es fundamental para el buen funcionamiento del equipo humano de cualquier empresa.

SAE (Sistema de Soporte Ejecutivo)

Los sistemas de soporte ejecutivo, del inglés “Executive Support System” o ESS, son en esencia similares a los DSS, vistos más arriba. Sin embargo, están diseñados para ser usados por personales de más alta jerarquía en la empresa.

A diferencia del DSS, disponible para sectores de menor jerarquía, los sistemas de soporte ejecutivo, como su nombre lo indica, están desarrollados para permitirles a los ejecutivos más altos un mejor punto de vista para tomar una decisión óptima.

Con un sistema de soporte ejecutivo, los altos cargos de una empresa pueden encontrar las respuestas a todo tipo de interrogantes en cualquier escenario de negocios.

Es decir que con esta herramienta, los ejecutivos pueden encontrar información gerencial puntual, y hasta incluso de empresas externas.

No cabe ninguna duda que este tipo de sistema de información es fundamental para los ejecutivos puedan tomar decisiones basadas en datos reales y precisos.

Todo esto lleva por supuesto a mejores oportunidades de negocios, y con ello, de crecimiento.

Ejemplos de sistema de información

Como hemos mencionado, los sistemas de información son utilizados en múltiples escenarios y con propósitos bien diferentes.

Es por ello que en la actualidad podemos encontrar sistemas de información utilizados para gestionar grandes e-shops, para la administración de recursos humanos, la gestión impositiva, y la atención al cliente, entre muchos otros escenarios.

En este sentido, sin un sistema de información adecuado a sus necesidades, empresas grandes como Mercado Libre, eBay, Facebook o Amazon quizás no serían lo que significan en la actualidad para cientos de millones de clientes.

Sin embargo, podemos encontrar sistemas de información en muchas otras empresas de menor envergadura que las citadas.

En esas compañías y organizaciones, los sistemas de información son usados en una variedad de escenarios.

Ejemplos de SI en estas situaciones pueden ser:

• Los sistemas de control de calidad.
• Bases de datos de una biblioteca.
• Las hojas de cálculo.
• Transferencia de dinero.
• Reservas de pasajes.
• Pagos por Internet.
• Venta de entradas a eventos.
• Gestión de los recursos financieros.
• Servicios postventa.
• Comercialización minorista.

Te recomendamos seguir leyendo sobre los sistemas de información en las empresas