Características de un Sistema ERP

No cabe duda alguna de que los sistemas ERP deberían ser una pieza fundamental de cualquier empresa, por sus enormes posibilidades, pero por sobre todo por la flexibilidad que le reporta a todo el proceso productivo. Si bien las siglas ERP corresponden a "Enterprise Resourse Planning", ERP nada tiene que ver con el nombre que lo caracteriza, ya que no planea ni tampoco crea recursos, pero la parte de la empresa (Enterprise) sí es su objetivo directo y ambición. 

Es la tentativa de integrar todos los departamentos y funciones de una determinada empresa u organización en un único sistema computacional que sirve y responde a las necesidades particulares de cada departamento. Su principal objetivo es construir un único programa de software que sirva a las necesidades de los operarios de contabilidad así como las de los recursos humanos y las del almacén de la gestión de entradas y salidas de material y respectivas guías.

Normalmente, cada uno de estos departamentos posee sus propios sistemas informáticos optimizados para las necesidades particulares de cada sector, pero el ERP los combina todos en un único e integrado programa de software que lanza una única base de datos para que los varios departamentos puedan, más fácilmente, dividir información y comunicarse entre sí. Esta aproximación sectorial puede traer un enorme beneficio para la empresa, si el software fuera correctamente instalado.

Por ejemplo, un pedido de un cliente. Generalmente, cuando un cliente hace un pedido a la empresa, se inicia un proceso de estante a estante, de oficina a oficina, de departamento a departamento, sufriendo alteraciones sistemáticas y codificaciones diversas a medida que pasa por cada sistema informático de cada departamento de la empresa.

Todas estas transiciones y alteraciones causan atrasos y pérdidas de encargos y todas las diversas codificaciones de los varios softwares llevan a la aparición de errores. Además, nadie en la empresa conoce específicamente cual el estado del pedido en cualquier altura porque no es posible, por ejemplo, que el departamento de soporte al cliente pueda entrar en el sistema informático del almacén para saber si el pedido X ya fue embalado, y se fue, cual la fecha. La respuesta común es Usted tiene que telefonear al almacén. 

Es por ello, que ante este tipo de situaciones se hace necesaria la realización de una adecuada planificación de recursos mediante los denominados sistemas de información gerenciales. En este sentido, el sistema de planificación ERP surgió de la necesidad de englobar todos los datos referentes a la totalidad de la cadena de producción de las empresas, con el fin de brindar información confiable en tiempo real.

¿Qué es ERP?

Mediante los sistemas ERP se realiza el seguimiento de las diversas áreas de una compañía, desde la fabricación de un producto, pasando por la logística, la distribución, el control de stock, la contabilidad de la organización y demás.

Se trata básicamente de un software desarrollado para el manejo eficaz de la información de las empresas, que permite tomar decisiones acertadas en los momentos oportunos, gracias a la veracidad de los datos que se manejan mediante el ERP.

Por este motivo, por lo general los sistemas ERP son denominados en el ambiente empresarial como sistemas de Back Office, ya que sólo se encuentran involucrados en él los diferentes sectores de la compañía. 

Por el contrario, los sistemas llamados Front Office o más comúnmente denominados CRM, son aquellos que como su nombre lo indica permite una relación directa con los clientes, como lo son los negocios de comercios electrónicos, entre otros.

Gracias a la utilización de ERP, todos los departamentos de una organización logran estar comunicados e integrados con el fin de mejorar la productividad de la empresa, ya que al disponer de información concreta en tiempo real se hacen posible las tomas de decisiones inteligentes.

La característica fundamental del ERP reside en que contiene diferentes partes, cada una de ellas destinada a las diversas áreas de la empresa, y las integra en un sólo programa para compilar la información que puede ser utilizada a la vez por cualquiera de los sectores que componen una organización.

Por ello, uno de los objetivos más importantes de los sistemas ERP será lograr alcanzar la mayor optimización de todos los procesos propios de una compañía. Esto es posible gracias a que los ERP permiten el acceso permanente a la información generada por cada área de la empresa, pudiendo recurrir a los datos de manera confiable y oportuna.

Asimismo, la optimización de la información se logra mediante la eliminación de los datos irrelevantes, que podrían provocar la realización de operaciones innecesarias y malas tomas de decisiones.

Gracias al trabajo articulado entre sectores que permite los sistemas ERP, las operaciones realizadas resultan en importantes beneficios para las empresas, ya que mediante la utilización de este tipo de sistemas es posible el manejo eficaz de información, que permitirá no sólo la eficaz finalización de la operación, sino también obtener respuestas inmediatas a los problemas que puedan surgir y una notable disminución en los costos de las operaciones. 

Cabe destacar que si bien en algunas ocasiones el ERP puede llegar a ser definido erróneamente como una suite de administración empresarial, provocando por ende un uso incorrecto del software, lo cierto es que se trata de una sola aplicación que funciona utilizando diversidad de bibliotecas, y la información ingresada en él se compila en una extensa y organizada base de datos centralizada. 

Por ello, la característica fundamental de este tipo de software reside en recopilar y mantener disponible y actualizada la información de la que podrán hacer uso todos los sectores de la empresa, en cualquier momento que se requiera.

Por otra parte, cabe destacar que entre todas las alternativas que existen en la actualidad en el campo de las herramientas de gestión empresarial, el sistema ERP es sin lugar a dudas el que ofrece mayores posibilidades y se adecua mejor a las distintas necesidades de cada empresa. 

Evolución Histórica del Software ERP

Los sistemas de ERP cuentan con un largo currículo de cerca de 40 años, acumulando algunos errores y éxitos. Su evolución se dio como una herramienta estratégica al mismo tiempo en que las tecnologías de información también evolucionaban, y a través de los sucesivos mejoramientos de las técnicas de gestión.

Antes de la década de 60, y con el objetivo de garantizar el correcto funcionamiento organizacional de las empresas, gran parte de los negocios eran apoyados por técnicas de gestión de inventarios. La más popular de ellas todas era la EQQ Economic order of Quantities (Orden Económica de Cantidades).

En esta técnica, cualquier artículo en stock será analizado en función de su valor de coste de pedidos y por el coste de almacenaje, es decir, son estimadas las ventas al año de forma de optimizar el costo final de los artículos y la cantidad de los mismos a tener en stock en el almacén.

A partir de los años 60, surge una nueva técnica con el nombre MRP Material Resource Planning (Planificación de Pedidos de Material), técnica esta que irá a conocer su segunda fase, los años 80 que se hablara a continuación.

Era una forma activa de gestionar y planear inventarios, explorando en busca de los productos finales a través de una planificación de producción específica y su transformación en una tabla ordenada de órdenes de pedidos y producción, no dejando de lado las cantidades en stock.

El MRP es simple y lógico, pero en una situación real, genera una enorme cantidad de datos, lo que lo hace muy incómodo ser implantado en un ordenador. Se hace muy pesado y lento, especialmente si el proceso es hecho manualmente, siendo por eso indispensable el uso de ordenadores para su debido funcionamiento.

Cabe destacar que el MRP obtuvo excelentes resultados al nivel de:

• Reducir la cantidad de los stocks en almacén; 
• Reducir los tiempos de producción y distribución, pues mejoraban la coordinación disminuyendo así los atrasos;
• Aumento de la eficiencia a todos los niveles.

Esta técnica probó ser un excelente método de gestión de inventarios, pero pecaba en otras importantes áreas de las empresas u organizaciones.

Con la llegada de los años 70, aparece una nueva técnica semejante al MRP pero modificada al nivel de la lógica de funcionamiento original. Era a CL MRP Closed Loop Material Resource Planning (Planificación de Pedidos de Material de Ciclo Cerrado).

En esta nueva técnica, la capacidad de producción pasó a ser tomada en cuenta, resultando en una nueva inclusión de un método en el sistema, el CRP Capacity and requiring Planning (Planificación de Requisitos y Capacidades). 

Alrededor de la década de 80, y como ya se mencionó cuando se abordó el MRP, surge la evolución de este, el MRP-II que abordaba el concepto de la planificación de recursos de producción y la necesidad de ensanchar la gestión las otras áreas de la empresa.

Surge así un método efectivo de gestión de todos los recursos de una empresa que transforma la planificación operacional en unidades, la planificación financiera en dinero y, por su parte, tiene capacidad de efectuar simulaciones basadas en preguntas What If? (y que si?).

A partir de una variedad de funciones que se integran entre sí, surge ya el primer concepto de ERP: planificación de negocios, planificación de producción, tablas de tiempos de producción, planificación de material y requisitos, planificación de capacidades y el funcionamiento del sistema para capacidades y prioridades.

Lo que resulta de este sistema debe ser integrado con otros informes financieros, tales como balances, pedidos, compras, stocks, producción, etc.

Los MRP II tuvieron serios contratiempos, pues asumían tiempos de producción fijos, capacidades infinitas, procesamiento en batch, etc. Mientras tanto, al largo de los años, otras importantes herramientas evolucionaron automatizando todo el proceso de gestión de producción:

• Dibujo auxiliado por computadora
• Producción auxiliada por computadora
• Producción integrada por computadora
• Sistemas de gestión de producción influenciada por clientes

Pasado, más o menos, una década, alrededor de 90, y ya con todas las innovaciones tecnológicas de la época y su necesidad de expansión la áreas tan distinguidas como la Ingeniería, Finanzas, Recursos Humanos, Gestión de Proyectos, Servicios y Banca, es decir, todas las actividades que son inherentes a cualquier empresa, totalmente integradas en una solución.

Surge el ERP Enterprise Resource Planning (Software de Gestión Empresarial). Un hecho importante es que se integren todos los subsistemas existentes en una empresa, los ERP consiguen resultados mejores que el total de los subsistemas en separado (el todo es mayor que la suma de sus partes).

Los tradicionales sistemas aplicacionales usados generalmente por las empresas tratan todas las transacciones en separado. Son hechos y usados para responder las funciones específicas que fueron destinados. Los ERP dejaron de mirar aisladamente a una transacción, pero como parte integral de un conjunto de procesos interligados que caracterizan toda la existencia de una empresa o institución.

Casi todos los sistemas de aplicaciones tradicionales usados en separado por algunas empresas nada más son herramientas de manipulación de datos. Almacenan datos, los procesan y los presentan de forma apropiada requerida por el usuario. En este proceso, el único problema es que no hay conexión aparente entre los diversos sistemas usados por los diferentes departamentos.

Un sistema ERP hace lo mismo, pero de una manera diferente. Surgen fácilmente centenares de tablas llenas de datos generados como resultado de diversas transacciones, quedándose sólo en el departamento que les dio origen, en vez de que sean tratados e integrados de forma a que sean utilizados por múltiples usuarios en múltiples departamentos y para diferentes fines que no fueron el objetivo inicial.

Fue esta evolución que llevó, desde los años 60 hasta a nuestros días, por eso no se puede dejar de hablar en la importancia que la evolución de la tecnología tuvo en el nacimiento del ERP, o sea, de toda su infraestructura tecnológica y que no es posible separar de la forma actual de hacer negocios. 

La constante evolución de la tecnología y la reducción del precio del hardware hicieron que las pequeñas y medias empresas pudieran tener un sistema ERP. Los primeros ERPs fueron inicialmente desarrollados para funcionar en mainframes.

Con la llegada de las famosas PCs y las arquitecturas cliente/servidor de múltiples capas en Unix, La as/400 y Windows NT, la relación con SGBD (Sistemas de Gestión de Bases de Datos) y su integración con tecnologías Web contribuyó en gran medida para la facilidad de utilización de los sistemas ERP.

También es importante la transferencia de datos electrónicamente por los diversos departamentos de una empresa, visto que los mismos se encuentran distribuidos por tiendas, puestos de distribución, almacenes, y ni siquiera todo está en el mismo local, de hecho, pueden encontrarse a más de 300 km de distancia. Sistemas como Internet, Intranet, Workflow, Workgroups, Groupware, Datamining, Datawarehousing, etc, influencian a los ERPs para una evolución hacia el futuro.

Los ERP evolucionaron hasta el día de hoy y continúan en constantes evolución, pues intentan de una forma u otra acompañar la evolución de las propias tecnologías computacionales. Todo esto llevó las empresas a creer que los sistemas ERP podrían mejorar la performance de una empresa. 

Características fundamentales del ERP

Los sistemas ERP no solo sirven para integrar varios departamentos de una empresa. Para verdaderamente ser considerado ERP, el sistema posee algunas de las siguientes características fundamentales: 

• Flexibilidad Un sistema ERP es flexible de tal manera que responde a las constantes transformaciones de las empresas. La tecnología cliente/servidor permite al sistema ERP operar sobre diferentes bases de datos por las conexiones de bases de datos abiertas, pues es muy probable que el mismo producto migre de un área de producción para otra durante el ciclo total de producción.
• Modularidad El sistema ERP es un sistema de arquitectura abierta, es decir, puede usar un módulo libremente sin que este afecte los restantes. El sistema soporta plataformas múltiples de hardware pues muchas empresas poseen sistemas heterogéneos. Debe también facilitar la expansión y o/adaptabilidad de otros módulos posteriormente.
• Comprensivo El sistema debe estar apto a soportar las diferentes estructuras organizacionales de las empresas, así como una vasta área negocios.
• Conectividad El sistema no se debe confinar al espacio físico de la empresa y permitir la conexión con otras entidades pertenecientes al mismo grupo empresarial.
• Selección de diferentes formas de negocio debe contener una selección de las mejores prácticas de negocios en todo el planeta.
• Simulación de la Realidad debe permitir la simulación de la realidad de la empresa en el ordenador. De forma alguna el control del sistema debe estar fuera del proceso negocial y debe ser posible la elaboración de informes para los usuarios que controlan el sistema.

Principales proveedores de Software ERP

Existen incontables proveedores de sistemas ERP, los cuales suministran todo un conjunto de productos y soluciones. Desde la venta, a la instalación y parametrización, mantenimiento y actualizaciones, existe todo un abanico de diferentes opciones para que sean tomadas por los clientes.

Bastante común hoy día es el Outsourcing parcial o total de todo el proceso de instalación/parametrizacion, debido a falta de técnicos especializados en las empresas o para aumentar la rapidez de todo el proceso. Algunas de las grandes empresas proveedoras de sistemas ERP a nivel mundial son:

SAP 

Fue fundada en 1972 en Alemania por cinco ingenieros de la IBM, siendo hoy día la mayor empresa de su ramo. Su sistema R/3 fue optimizado para gestionar los procesos de producción y gestión, logística y recursos humanos.

Hoy día, pasados más de 30 años, cuenta ya con más de 12 millones de usuarios, 64.500 instalaciones, 1.500 socios y 23 soluciones informáticas. Es considerada la mayor empresa proveedora de ERP a nivel mundial, contribuyendo para eso, haber sido una de las pioneras.

PeopleSoft 

Es el segundo mayor proveedor mundial, siendo su arma más fuerte los módulos de gestión de recursos humanos. La compañía Peoplesoft está actualmente por direccionar sus productos para las áreas de los servicios, con productos de control de costos.

Sap y la Peoplesoft han mantenido un éxito continuo debido a la oferta de nuevas potencialidades a sus clientes, así como el constante aumento de clientes que son empresas conocidas mundialmente.

Oracle

Produce y vende aplicaciones ERP desde 1987, siendo la mayoría de sus clientes empresas relacionadas a la producción y consumo de productos, siendo así un adversario directo de SAP.

Curiosamente en cerca de un 80% de los casos, el software de SAP opera sobre una base de datos Oracle. Sin embargo Oracle ha resistido a algunos problemas los últimos años, debido al cambio de la estructura del grupo.

Baan 

Es una empresa holandesa y una fuerte competidora de SAP. Recientemente, tal como otros proveedores, ha dedicado especial atención al mercado de pequeñas y medianas empresas, hecho que tiene resultado en una enorme variedad de productos que ofrece así como un rápido retorno financiero. 

JDEdwards

A pesar de vender software ya hace muchos años, sólo se hicieron conocidos mundialmente hacer pocos años. Desde que lanzaron el OneWorld, software ERP, consiguieron una importante cuota dentro del mercado mundial de ERP.

Limitaciones de los Sistemas ERP

A pesar de las grandes virtudes que caracterizan a los sistemas ERP para mejorar los procesos productivos de las empresas, lo cierto es que la implementación de este tipo de software también puede conllevar una serie de desventajas que puede resultar un inconveniente para las operaciones de una compañía.

Más arriba hemos mencionado que los sistemas ERP poseen como principal beneficio el hecho de ofrecer una herramienta única que permite la interacción de los diversos sectores que componen una empresa. Esto se traduce en información confiable, precisa y oportuna que colabora con el proceso de toma de decisiones para mejorar la productividad y reducir los costos aprovechando todos los recursos de nuestra compañía.

No obstante, los ERP también pueden presentar ciertas limitaciones y obstáculos en el desarrollo de los procesos, dando como resultado futuros inconvenientes en las operaciones. Cabe destacar que en este aspecto, la mayor parte de los problemas surgidos en las compañías por la implementación de un sistema ERP se debe en muchos casos a la falta de capacitación del personal, inexistencia de una política corporativa adecuada, la falta de actualización del software, e inversiones inadecuadas.

Sin embargo, es importante resaltar que los ERP pueden llegar a resultar difíciles de operar, ya que se trata de un sistema rígido, que en ocasiones no presenta una adaptación adecuada a los procesos de negocios.

Por otra parte, según la experiencia de algunas empresas, la eficacia en la funcionalidad de un sistema ERP puede verse perjudicada cuando surge un problema o una inconsistencia de datos en alguno de los módulos correspondientes a alguno de los sectores de la compañía.

Esto puede provocar la aparición de información poco confiable, o bien la omisión de datos relevantes para el proceso productivo, además de poder surgir algún tipo de manipulación de los datos, en casos en los que el personal de alguna de las áreas de la empresa se resiste a compartir la información interna con el resto de los sectores de la organización.

Por ello, antes de la implementación de un sistema ERP es sumamente necesario capacitar y educar al personal de la empresa no sólo en el uso de este tipo de software, sino también en una idiosincrasia que apunte a ampliar las perspectivas de trabajo, estableciendo como puntos fundamentales de éxito el hecho de compartir y convertirse así en uno de los importantes eslabones de la cadena productiva.

Debido a la necesaria educación del personal y la inclusión de maquinaria y software para llevar adelante un sistema de gestión empresarial, cabe destacar que la implementación de los ERP suele ser muy costosa.

No obstante, la implementación de cualquier tipo de software de gestión implica una inversión importante, pero la diferencia fundamental es que en el caso de un sistema ERP estaremos utilizando una herramienta integral que permite la interacción de todos los departamentos de nuestra compañía, es decir un mismo software para todos, al contrario de otro tipo de herramientas informáticas.

Lo cierto es que antes de implementar un sistema ERP en nuestra empresa, debemos evaluar la necesidad real del mismo en los procesos productivos de nuestra organización, ya que muchas veces la ingeniería informática de este tipo de sistemas puede llegar a ser extremadamente excesiva con respecto a las necesidades reales de nuestra compañía.

Sistemas ERP de software libre

Si bien existe una gran cantidad de software de ERP para gestionar de manera eficaz las operaciones de una empresa, lo cierto es que muchas veces se carece de recursos económicos para llevar a cabo la implementación de este tipo de sistemas, sobre todo en el sector de las pequeñas y medianas empresas.

Para aquellas organizaciones que desean incorporar el sistema ERP en su producción, pero debido a los elevados costos de inversión en software aún no han podido implementar esta herramienta, existe la posibilidad de utilizar alguno de los tantos ERP de software libre que se encuentran disponibles en la actualidad.

En principio, recordemos que como hemos visto más arriba en este artículo, el sistema ERP consiste básicamente en una aplicación que reúne en un solo sistema todos los procesos relacionados al negocio de una compañía, es decir que se trata de un solo programa en el que interactúan todos los departamentos de una empresa.

Esa característica diferencia a los ERP del resto de los sistemas de gestión denominados suites, que se basan en múltiples aplicaciones independientes centralizadas en una única base de datos.

Por ello, los ERP y las suites de gestión ocupan un sitio diferente en el mercado del software empresarial, y como cada empresa es un caso diferente, existen compañías que podrán administrar su información por medio de una suite, y otras que en cambio necesitarán sin dudas un sistema ERP.

Como ya mencionamos, la implementación de un sistema ERP requiere de una importante inversión de dinero, no sólo en maquinaria, sino también en software, ya que si se utiliza un programa propietario deberá pagarse la licencia que corresponda. Lo mismo sucede en el caso del alquiler de este tipo de servicio.

Una interesante alternativa para aquellas medianas y pequeñas empresas que no dispongan del dinero necesario para la inversión de la implementación de ERP, es optar por la utilización de programas de software libre, con todas las ventajas de configuración y personalización que incluye este tipo de software, siempre y cuando se tenga cierto conocimiento al respecto.

A continuación repasamos algunos de los software ERP del mundo libre que más se destaca en la actualidad.

ADempiere

Entre las alternativas disponibles en la actualidad, encontramos el software denominado ADempiere que ha sido creado por una comunidad de desarrolladores, que trabajan constantemente para mejorar y ampliar las posibilidades de esta herramienta.

Posee funciones de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), Administración de la Relación con los Clientes (CRM) y Administración de la Cadena de Suministro (SCM), brindando así un completo sistema de gestión empresarial.

Este software ha sido basado en su antecesor Compiere y desarrollado bajo tecnologías libres, por lo que se encuentra licenciado bajo GPLv2. Cabe destacar que soporta base de datos PostgreSQL y ha sido integrado a iText permitiendo así generar archivos del tipo PDF.

Para más información sobre ADpremiere visita este enlace.

CK-ERP

Se trata de un sistema que consta de 20 módulos y posee una interfaz gráfica muy sencilla, ideal para quienes comienza a implementar por primera vez este tipo de sistemas de gestión empresarial.

CK-ERP es totalmente configurable para responder a las necesidades propias de cada empresa, y para funcionar sólo requiere la instalación previa de cualquier sistema operativo a excepción de Microsoft Windows, es decir que puede utilizarse sin inconvenientes en Linux, Solaris, FreeBSD, OpenBSD, entre otros.

GNUe

Para aquellas empresas que requieren de un sistema ERP sin demasiada complejidad, una de las opciones más recomendables es GNUe, que consta de un grupo de aplicaciones que debido a su funcionamiento conjunto puede ser utilizado como un ERP.

No obstante, cada una de las herramientas que componen a GNUe se desarrollan por separado, ya que corresponden a distintas comunidades, por lo que no es la mejor opción para quienes requieren de un ERP completo.

Para más información acerca de este software puedes visitar este enlace.

Openbravo

Una alternativa interesante es el sistema de gestión empresarial Openbravo, que posee una estructura totalmente integrada y su plataforma ha sido desarrollada en base a software libre, y pensado para ser utilizado mediante conexión a Internet.

Openbravo posee soporte para bases de datos del tipo PostgreSQL y Oracle, pero su limitación reside puntualmente en el hecho de que no puede ser utilizado por usuarios que no posean conexión a Internet, ya que se utiliza a través de un navegador web.

Para más información, visita este enlace.

Odoo

Para aquellos que poseen una Pyme y desean implementar un sistema ERP para gestionar las operaciones, una de las herramientas más recomendables es Odoo, antes conocido como OpenERP, que justamente ha sido desarrollado en base a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas.

Odoo puede ser utilizado en sistemas operativos Microsoft Windows y GNU/Linux, y permite manejar más de 350 módulos. Cabe destacar que fue creado en Python, PyGTK y sobre PostgreSQL y utiliza librerías QT.

Si te interesa este software, puedes encontrar más información en este enlace.

SugarCRM

Si estamos buscando un sistema simple, que nos permita administrar nuestro emprendimiento, lo ideal en el caso de poseer un negocio pequeño es la implementación de SugarCRM, muy recomendable también para los profesionales que ofrecen servicios, ya que incluye una eficaz funcionalidad de manejo de información del tipo agenda de contactos, gestión de ventas, stocks, y demás.

SugarCRM es un software libre que se distribuye bajo licencia GPLv3, y fue desarrollado en base a PHP y MySQL, y a pesar de sus limitaciones es utilizado actualmente por grandes y reconocidas organizaciones tales como Yahoo y la NASA.

Más información sobre el software en este enlace.