SAP R3: ¿Qué es y para qué sirve? Conoce este programa ERP a fondo

Ejecutivos y gerentes de empresas saben que obtener el mejor balance entre productividad y costos es una de las mayores preocupaciones.

Al conseguir ese objetivo, es posible optimizar todos los sectores de una compañía para una performance más eficaz, y además con un menor costo operativo.

Para lograrlo, en los últimos años las compañías comenzaron a poner en práctica soluciones vía software. Esto ha permitido tener el control absoluto acerca de todos los procesos productivos.

Una excelente solución para empresas es sin dudas SAP R/3, una aplicación del tipo ERP que es una de los más utilizados desde hace más de tres décadas.

Qué vas a encontrar aquí? Qué es SAP R3? Tipos de módulos. Cómo funciona SAP R3? Personalización y compatibilidad de SAP R3. Qué es mySAP Business Suite?

Tal es la importancia de SAP R/3 en las empresas que se ha convertido con el paso del tiempo en un estándar. Además gran cantidad de sistemas se basan en esta plataforma.

Cabe destacar que al mismo tiempo que se implementan este tipo de soluciones, las empresas deben pasar por un período de capacitación del personal.

¿Qué es SAP R3?

En líneas generales podemos decir que el software SAP R/3 es un sistema de tipo Enterprise Resource Planning (sistema ERP) o en español “Planificación de Recursos Empresariales”.

Este ha sido desarrollado tomando como base una plataforma que permite una amplia versatilidad de programación y precisión en el manejo de los datos que el sistema recolecta, y que además es sencillo de entender y usar por personal con poco entrenamiento.

El software tiene su origen en Alemania, y su nombre se debe a las dos bases sobre la que trabaja el software. La “R” por procesamiento en tiempo real y el número “3” por su arquitectura dividida en tres niveles: bases de datos, servidor de aplicaciones y cliente.

Con el paso de los años se ha convertido en un estándar en el cual las demás aplicaciones ERP de otros desarrolladores se basan.

La gran popularidad del sistema SAP R3 no es casualidad. Se debe a que ofrece todo lo necesario para gestionar y almacenar de forma sencilla y exhaustiva los datos producidos en todos los procesos de trabajo relacionados a las operaciones que se llevan a cabo en la organización.

Además, estos datos maestros pueden ser recuperados por cualquier sector de la empresa en cualquier momento y desde cualquier área cuando los necesiten, para procesar sus propias operaciones internas.

SAP R/3 consigue este altísimo nivel de productividad debido a que el sistema se encuentra dividido en diferentes módulos.

Estos módulos se caracterizan por estar claramente identificados y con una función bien específica desarrollada en base a una planificación de necesidades que pueda tener un área de la empresa en particular.

Al mismo tiempo, estos módulos principales están subdivididos en submódulos, que son capaces de interactuar entre ellos.

Están diseñados con un esquema que permite una recolección y gestión de los datos producidos en todas las áreas de la organización, desde la recepción de la materia prima, en el caso de una empresa que fabrique un producto, hasta la preparación del mismo para ser entregada en los puntos de venta o distribución.

Como podemos ver, la estructura de módulos implementada en SAP R/3 es el motor del éxito de esta aplicación.

¿Para qué sirve SAP R3?

Básicamente, las grandes empresas utilizan SAP R/3 para lograr soluciones específicas en todas sus áreas productivas.

Se trata de un sistema abierto y único que es capaz de soportar casi todas las áreas que conforman una organización empresarial. Es por ello que se trata de una solución global.

Una de las principales funciones de SAP R/3 es poder reemplazar otros sistemas independientes, para lograr disponer de un sólo sistema modular.

Por otra parte, gracias a su estructura modular, una empresa puede contratar sólo los módulos de un sistema SAP R/3 que necesita para su actividad, como así también disponer de características específicas por industria.

La organización puede modificar y personalizar esos módulos de acuerdo a las necesidades de cada área de negocio.

Por ello además dentro de SAP R/3 podemos encontrar soluciones como S/4HANA destinada a grandes empresas, y Business One, que es la oferta de SAP para pequeñas y medianas empresas en crecimiento.

Uno de los aspectos clave al implementar un ERP como SAP R3 es garantizar la protección de los datos de los empleados y la correcta gestión de la información. La ciberseguridad en la gestión de personal es esencial para evitar brechas de seguridad que puedan comprometer la integridad de los datos.

Los módulos de SAP R/3

Los más importantes módulos de los sistemas SAP R/3 suelen ser el de Finanzas, Ventas y Distribución, Gestión de materiales, Planificación de producción, Gestión de personal, Recursos y programación del sistema.

Repasemos las características de cada uno de ellos.

Módulo Finanzas (FI)

Uno de los módulos más importantes de SAP R/3 sin dudas es el módulo llamado Finanzas (FI). Este fue diseñado para gestionar todos los procesos financieros y contables de una organización.

Es por ello que este módulo podría ser considerado como el más importante de todos los módulos que integran el sistema SAP R/3.

El módulo Finanzas (FI) está a su vez integrado por diferentes submódulos, entre los cuales se encuentran los siguientes:

• Submódulo de Contabilidad general (GL)
• Submódulo de Cuentas por pagar (AP)
• Submódulo de Cuentas por cobrar (AR)
• Submódulo de Contabilidad de costos (CO)
• Submódulo de Administración de activos (AM)
• Submódulo de Gestión de contratos (CA)

Módulo Ventas y Distribución (SD)

Otro de los más importantes módulos de SAP R/3 es el llamado módulo de Ventas y distribución (SD).

Como su nombre lo indica, este se encuentra destinado a las ventas y distribución.

Además se halla integrado por submódulos:

• Submódulo de Logística y ejecución de transportes (LETRA)
• Submódulo de Sistema de información de logística (LIS)
• Submódulo de Funciones Básicas (BF)
• Submódulo de Datos maestros (MD)
• Submódulo de Gestión de Ventas (SLS)
• Submódulo de Gestión de Expediciones (LE-SHP)
• Submódulo de Transportes (TRA)
• Submódulo de Comercio exterior (FTT)
• Submódulo de Facturación (BIL)
• Submódulo de Soporte de ventas (CAS)
• Submódulo de Comercio Exterior (FT)
• Submódulo de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)
• Submódulo de Sistema de información de ventas (IS)

Módulo de Gestión de materiales (MM)

Uno de los módulos más extensos es el llamado módulo de Gestión de materiales (MM).

Básicamente se trata del módulo encargado de gestionar todos los procesos de compras, datos de materiales, comprobación de facturación y demás procesos relacionados con la compra de materiales en una empresa.

El módulo de Gestión de materiales se encuentra conformado por:

• Submódulo de Gestión de almacenes (WM)
• Submódulo de Gestión de inventarios (IM)

Módulo de Planificación de producción (PP)

El llamado módulo de Planificación de producción (PP) es también uno de los más importantes del sistema SAP R/3, ya que aquí se gestionan todos los procesos de producción de la compañía.

Este submódulo de SAP R/3 está integrado por cuatro submódulos:

• Submódulo de Control de piso (PM)
• Submódulo de Gestión de Fórmulas (PI)
• Submódulo de Control de calidad (QM)
• Submódulo de Gestión del medio ambiente (E&HS)

Módulo de Gestión del personal (HR)

Sin dudas este es otro de los módulos más importantes del sistema R/3, ya que ha sido desarrollado para la gestión de todo lo relacionado con el área de recursos humanos.

Este módulo se halla compuesto por los submódulos:

• Submódulo de Administración de personal (PA)
• Submódulo de Desarrollo de personal (PD)
• Submódulo de Nomina (PY)

Módulo de Recursos y programación (BC)

Para último, SAP R/3 incorpora un módulo especialmente desarrollado para gestionar los recursos y programación del propio sistema.

Se trata del módulo conocido como BC.

Para ello cuenta con dos submódulos:

• Submódulo de Sistema de corrección y transporte (STMS)
• Submódulo de Lenguaje nativo de SAP R/3 (ABAP)

Cabe destacar que el último es el lenguaje utilizado para la programación del sistema.

Personalización de SAP R3

Si tenemos que decir una característica excelente acerca de SAP R/3 es que el sistema fue desarrollado en torno a un esquema modular.

Esto permite construir soluciones de software puntual, es decir aplicaciones y productos a la medida de los requerimientos específicos de una empresa.

Sin embargo esto no significa que de manera estándar, es decir sin partes diseñadas a medida no pueda ser capaz de brindar soluciones a quienes las necesiten.

Esta gran flexibilidad a la hora de desarrollar sistemas a medida es posible gracias a las versátiles y poderosas herramientas de desarrollo que se proveen con la herramienta.

En este sentido el gran arquitecto con el que todo se puede hacer realidad es el lenguaje de programaciónAdvanced Business Application Programming (ABAP/4), el cual es propiedad de SAP y es utilizado en otros productos de la empresa como mySAP Business Suite.

La utilización de ABAP/4 como lenguaje de programación, que utiliza sentencias Open SQL, le permite gestionar la información producida y almacenada en las bases de datos en todos los sectores de la organización.

Debido a que utiliza un sistema de big data, la información siempre estará disponible para cualquiera que necesite obtenerla y reprocesarla.

Entre las bases de datos a las que SAP R/3 puede conectarse se encuentran Microsoft SQL Server, Oracle , IBM DB/2 , Adabas , Informix y Sybase ASE.

Por otro lado, donde el sistema SAP R/3 ofrece una total libertad de acción es en la personalización. Entre otras cosas, permite la creación de interfaces que se adapten a la perfección de acuerdo a las necesidades del sector en donde va a ser utilizada.

Un claro ejemplo de ello lo puedes encontrar en el software SAP desarrollado para sectorial para hospitales, donde las necesidades son sumamente puntuales.

Sin dudas, todas las ventajas que ofrece SAP R/3 están orientadas a mejorar la productividad y optimizar los procesos de producción, el paso seguro al éxito económico en la empresa.

¿Cómo funciona SAP R/3?

Basado en la muy probada arquitectura de cliente/servidor, SAP R/3 satisface las demandas de datos a través de software. Para ello trabaja en varios niveles. Además permite un altísimo nivel de interacción entre los clientes y el servidor SAP.

En esta arquitectura la posibilidad de crear tantos módulos de SAP R/3 como sean necesarios facilita el tráfico de datos en tiempo real entre todos los sectores de la empresa que implementa el sistema. Algo fundamental en todo el proceso de ejecución de logística.

Al ser un sistema de tipo abierto, además de facilitar los procesos de transacciones y la gestión de los datos, también permite un control seguro y fiable del tráfico de datos entre los clientes y los servidores.

Ten en cuenta que SAP R/3 se ejecuta en base a una serie de plataformas establecidas conforme a las normas internacionales de sistemas abiertos.

Entre las principales características que se incluyen dentro del funcionamiento del sistema SAP R/3 podemos indicar las siguientes:

• Se utiliza mediante el protocolo TCP/IP para comunicaciones en red.
• Soporta redes del tipo SQL.
• Utiliza la interfaz de comunicación CPI-C (Common Programming Interface for Communications) para las comunicaciones realizadas entre diferentes programas por intermedio de sistemas múltiples.
• Trabaja bajo las normas ODBC para la conectividad de la base de datos abierta.
• Incluye la arquitectura RPC.
• Utiliza el intercambio de datos en forma electrónica (EDI electronic).
• Funciona a través del estándar denominado OLE/DDE para llevar a cabo las integraciones de las aplicaciones de los diferentes dispositivos con el sistema.
• Responde a las normas de comunicaciones externas X.400/X.500, MAPI.

Compatibilidad de SAP R/3

Hoy en día SAP R/3 es un ERP altamente estandarizado y utilizado para la gestión de sus recursos por empresas de todo el mundo.

Por tal motivo, debe ser compatible con la mayor cantidad de plataformas posibles.

Entre las plataformas con las cuales SAP R/3 tiene compatibilidad se encuentran las siguientes:

• Sistema operativo Windows.
• Sistema operativo Macintosh.
• Distribución Red Hat de Linux.
• Plataformas IBM OS/400 y IBM S/390.
• Sistema operativo OS/2.
• Sistema operativo Citrix.
• Plataforma HP-UX.
• Plataformas AIX.
• Plataforma MPE/iX.
• Plataforma Open VMS.

mySAP Business Suite

SAP AG es una empresa alemana especializada en el desarrollo de software empresarial, líder en el nicho de los proveedores independientes de software para este ámbito.

SAP desarrolló el antecesor directo de R/3, el sistema R/1, en el año 1973, y en la actualidad R/3 es el sistema más utilizado en todo el mundo, lo que lo convierte en el desarrollo con más éxito de la empresa.

Sin embargo, SAP no se estancó en el desarrollo de R/3, sino que también han diseñado una gran cantidad de sistemas informáticos que apuntan a brindar soluciones de software a las empresas.

En este sentido, uno de los productos más destacados de SAP AG, además del sistema R/3, es mySAP Business Suite, una suite gestión empresarial que consta de un conjunto de herramientas de software que ofrecen soluciones integradas de negocios, tan flexible y versátil como R/3.

mySAP Business Suite es una versión completa de mySAP ERP, la cual ejecuta un conjunto de aplicaciones destinadas a la planificación de recursos empresariales (ERP).

Esta plataforma incluye herramientas para gestionar:

• Ventas
• Finanzas
• Operaciones bancarias
• Compras
• Producción
• Inventarios
• Relaciones con los clientes.

El sistema se encuentra basado en una plataforma de tecnología integrada llamada NetWeaver.

Por otra parte, SAP AG ofrece otros productos y servicios destinados a la gestión empresarial de gran éxito, como por ejemplo:

• Advanced Planner and Optimizer (APO)
• Business Information Warehouse (BW)
• Customer Relationship Management (CRM)
• Supplier Relationship Management (SRM)
• Human Resource Management Systems (EHRMS)
• Product Lifecycle Management (PLM)
• Knowledge Warehouse (KW)
• Real Estate (RE)
• Financial Accounting/Controlling (FI/CO)

Soluciones específicas por industria

Como vimos, SAP R/3 brinda la posibilidad de ofrecer soluciones a medida. Esto hace que un programa SAP que fue diseñado para una empresa, quizás no se ajuste para otro tipo de organización.

Se suma a ello que la plataforma brinda a los clientes herramientas de desarrollo y adaptación del sistema, con lo cual es posible lograr casi una total personalización.

Asimismo, el sistema integrado SAP All in One se caracteriza por lo siguiente:

• Soporta el concepto de sistema abierto.
• Soporta construcción de interfaces de SAP GUi.
• Soporta servicios estándares actuales.

Además, como ya hemos visto, al tratarse de un sistema integrado cuando los datos son almacenados, toda esa información se encontrará disponible a través de todo el sistema.

Dentro de las soluciones estándar a medida las más conocidas son:

• Solución vertical para industrias (IS) incluye industrias químicas, aeroespaciales, mecánicas, entre otras.
• Solución de industria para venta a detalle (IS-RETAIL)
• Solución de industria petroquímica y de extracción de hidrocarburos (IS-OIL & GAS)
• Solución para empresas de servicios públicos (IS-U)
• Solución sectorial para hospitales (IS-H)
• Solución sectorial para el sector público (IS-P)

Algunos cursos para aprender sobre SAP

Gracias a las tecnologías informáticas y a internet, hoy puedes aprender SAP R/3 de diferentes formas, y lo mejor de todo que en muchos casos puedes hacerlo de manera gratuita.

Desde los tutoriales que puedes encontrar en plataformas como YouTube, hasta profundos cursos SAP de pago, la posibilidad de aprender sobre SAP es casi infinita.

Si lo que estás buscando es adentrarte sólo un poco en el mundo SAP, una buena idea para comenzar con ello es buscar pequeños tutoriales sencillos en YouTube. Encontrarás muchísimo material.

Otra alternativa un tanto más académica es realizar algún curso básico gratuito brindado por universidades. Puedes encontrar un tutorial de este estilo en la página de la universidad Udemy, en este enlace.

Una muy buena opción es también OpenSAP, una plataforma web donde podrás encontrar cursos SAP gratis para desarrolladores, consultores y emprendedores. Puedes acceder en este enlace.

En el caso en que busques capacitarte y obtener una certificación de tus estudios, entonces deberás optar por algún curso SAP de pago. Una buena alternativa es la Diplomatura en Programación SAP que ofrece la universidad UTN, en este enlace.

Ten en cuenta que en la mayoría de los casos, los cursos SAP de pago suelen tener un valor que parte de los 1.500 dólares en adelante.